Data entry: come funziona online il lavoro di inserimento dati

Data entry

Il Data Entry online è letteralmente il lavoro di inserimento dei dati in sistema informatico (o computer).

Né più né meno.

Questa guida veloce è pensata sia per chi ne ha bisogno, sia per chi lo fa, e ti spiegherà brevemente ciò che c’è da sapere e qualche utile trucco.

Ecco cosa scoprirai:

 

L’operatore Data Entry: chi è e come trovarne uno, anche online

Alcune volte i dati vengono inseriti nel sistema informatico attraverso delle automazioni come il completamento semiautomatico, oppure la lettura ottica o software per il riconoscimento del parlato.

Possono essere usati anche file Comma-separated values o formati come XML (standard) per il trasferimento di file di dati tra differenti programmi.

Altre volte, invece, l’inserimento avviene del tutto manualmente tramite un operatore.

L’operatore viene lui stesso comunemente chiamato Data Entry.

L’operatore Data Entry o semplicemente Data Entry è generalmente un diplomato o un laureato triennale che ha dimestichezza con il computer e soprattutto con alcuni applicativi: fogli di calcolo (come Microsoft Excel, ad esempio), database e word processor.  È rapido e preciso e mostra di avere abilità nel customer service.

Trovarne uno online che lavori per te come freelance è utile se hai dei dati cartacei, ad esempio di tuoi clienti, che vuoi trasferire su un database elettronico. Oppure se hai dei dati anagrafici, di clienti o fornitori, che vuoi riorganizzare in modo univoco per essere a portata di mano o per svolgere delle analisi o ricerche di mercato (che normalmente non fa il Data Entry).

Oppure ancora, se hai bisogno di scrivere degli annunci online, magari su diverse piattaforme e non hai tempo per farlo di persona o far farlo alla tua segretaria.

Qualunque sia il motivo per cui lo cerchi, ingaggiare un Data Entry freelance ha i suoi vantaggi:

  • Permette il cosiddetto Outsourcing: ovvero esternare delle attività aziendali, risparmiando sui costi
  • Permette un utilizzo flessibile del servizio: ingaggio un freelance solo quando mi serve
  • Permette di concordare con il professionista prescelto il corrispettivo del lavoro

 

Perché ingaggiare un operatore di Data Entry? Ne ho proprio bisogno?

Magari stai pensando che il Data Entry sia appannaggio solo delle ditte di trasporti, che gestiscono una grande quantità di dati tra spedizioni, bolle, documenti di trasporto e via discorrendo.

Non è proprio così.

Anche una piccola o media impresa può aver bisogno di un Data Entry per organizzare i propri dati.

Soprattutto se si occupa di e-commerce o ha comunque a che fare con dati di clienti.

Anche i professionisti possono averne bisogno.

Commercialisti, medici che lavorano in libera professione, ingegneri.

Figure che vengono ogni giorno a contatto con decine se non centinaia di dati, magari spesso appuntati solo su carta, possono aver bisogno di un operatore Data Entry che lavori come freelance per loro.

Un Data Entry che digitalizzi tutti gli archivi o l’anagrafica dei clienti, che ottimizzi la gestione mail.

Ecco perché oggi più che mai questo lavoro è richiesto e può essere esternalizzato (Outsourcing, come abbiamo spiegato) con un vantaggio in termini economici.

Fino a qui abbiamo parlato solo di dati.

Maneggiare, trasferire, schedare dati.

Il Data Entry, specie se freelance, nel 2017 fa anche molto altro.

Ad esempio può curare i cataloghi di un negozio (virtuale o fisico).

Può reperire il materiale fotografico, ottimizzare le foto perché i clienti comprano prima con gli occhi e poi con il denaro, può fare Data Entry con un occhio alla SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca), soprattutto se si tratta di descrizione di prodotti.

 

Fare il Data Entry da casa: 3 regole d’oro

I vantaggi di ingaggiare un Data Entry non sono ovviamente solo per l’azienda o il professionista che lo necessita.

Esistono indubbi vantaggi anche per il freelance stesso.

Se si ha dimestichezza con la lingua inglese e con i principali software gestionali  (di solito sono richiesti i più comuni), si può aspirare a candidarsi come operatore Data Entry freelance.

Proviamo a riassumere i vantaggi di lavorare come operatore di Data Entry:

  • Lavoro online, da casa
  • Prendere diversi incarichi, a seconda del proprio tempo e della propria competenza, sommando i compensi
  • Concordare con il committente il proprio compenso

In effetti, per lavorare come Data Entry è sufficiente possedere un computer con una connessione a Internet ed eventualmente una stampante.

Installare poi software o applicazioni utili (come Outlook per organizzare i contatti con il committente, Skype per le video conferenze, WhatsApp per le comunicazioni rapide) è sicuramente una scelta consigliata e che paga in termini di efficienza.

Perché è vero che lavori da casa e online, ma sei pur sempre stato ingaggiato da qualcuno che ti retribuisce e si aspetta l’esecuzione di un lavoro da te.

Se dimostri competenze tecniche e professionali, ma anche affidabilità, serietà, proattività e reattività sarai premiato con una recensione e una maggior possibilità di essere richiamato.

Detto questo, se disponi delle competenze necessarie, ti puoi candidare al lavoro di Data Entry freelance, tenendo a mente queste 3 regole d’oro:

  • Dimostrati professionale. Stabilisci contatti con il tuo committente, riporta regolarmente sul lavoro svolto, installa tutte le applicazioni che possano ottimizzare la corrispondenza con lui
  • Ricordati che lavori al terminale, anche se sei a casa tua. Anche tu devi sottostare alle norme sulla sicurezza sul lavoro, ne va della tua performance professionale e della tua salute. Devi in pratica rispettare il Dlgs 626/1994 e il DM numero 244/2000: fare delle pause, assicurarti una postura corretta e una corretta illuminazione della stanza e del monitor per evitare a lungo andare disturbi muscolo-scheletrici e visivi. Esattamente come dovresti fare se fossi in azienda.
  • A lavoro ultimato, verifica il pagamento del compenso concordato e poi chiedi al tuo committente una recensione o una referenza sul tuo lavoro. Sono un’ottima pubblicità sul tuo profilo freelance, che potrebbe indurre altri committenti a preferirti rispetto ad altri candidati. Richiedila dunque sempre e poi postatela sul tuo profilo professionale su LinkedIn. Se hai ottenuto il tuo incarico tramite AddLance, il portale per i freelance, clicca su “Richiedi referenze” al committente.

La quarta regola d’oro, va da sé, è implicita ma è forse la più importante.

Candidati ad una ricerca di Data Entry solo se sei veramente preparato. Oggi non è più richiesto solo (o soltanto) il mero inserimento di dati crudi in un database.

Spesso chi richiede i nostri servizi freelance è un e-commerce, con cataloghi da preparare SEO-oriented e dati da ottimizzare per far sì che il committente venga trovato sul web e possa vendere.

Queste, come il foto editing o la scrittura orientata alla SEO, sono competenze trasversali che appartengono al Data Entry 2.0 e che sempre di più possono essere richieste da un possibile committente.

Meno Costi e Più Qualità? Con l’Outsorcing è Possibile

Hai un’azienda in crescita? Vuoi abbattere i costi senza compromettere la qualità sfruttando al massimo l’evoluzione tecnologica? Ecco i vantaggi dell’outsourcing: puoi esternalizzare servizi fondamentali avvalendoti dei migliori professionisti da remoto, ottimizzando tempo e risorse.

In questo articolo scoprirai il segreto dell’Outsourcing, più 3 ruoli chiave che puoi delegare all’esterno con grande vantaggio per la tua azienda.

Recentemente si è celebrato negli USA il National Flex Day, un network che raccoglie professionisti, aziende, enti no-profit. Ciò che li accomuna è la pratica dello smart working, ovvero “lavoro agile”. Del network fa parte anche FlexJobs, società che si occupa di annunci di lavoro flessibile: remote, part-time, freelance jobs. La società ha stilato la classifica delle prime 100 aziende nel mondo che si avvalgono dello smart working, su un totale di 47.000 analizzate.

Specie nei settori dell’informatica, dell’informazione e della finanza le opportunità sono in aumento, sia per i professionisti che per le aziende, che ne guadagnano in competitività.

Basta scorrere i primi nomi che compaiono in classifica per capire la portata del trend: in testa ci sono Appen, LiveOps e Amazon, seguite da altri colossi della tecnologia e della finanza quali Xerox, Dell, Ibm, Salesforce, Sap, Nielsen, Aon, Adobe, McKesson Corporation, American Express, Motorola, Citizens Bank, Lenovo e JP Morgan.

In Europa e in Italia

In Europa i paesi che adottano le politiche più avanzate di telelavoro sono Danimarca, Svezia, Norvegia e Finlandia, seguiti da Germania, Olanda, Belgio, Austria, Regno Unito, Repubblica Ceca. In questi paesi oltre il 50% delle aziende affidano parte dei servizi a professionisti da remoto.

L’Italia è al 30% e la percentuale è destinata a crescere rapidamente: crescono i corsi di formazione professionale, aumentano i professionisti che vogliono gestire con maggiore autonomia e flessibilità il proprio tempo.

L’esperienza digital nomads insegna: la qualità della vita influisce positivamente sulla qualità del lavoro.

Come afferma Fiorella Crespi, direttrice dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano: “Lo smart working migliora produttività e qualità, riduce i costi di gestione, aumenta la leadership femminile conciliando lavoro e vita privata e permette di intercettare i talenti migliori, spesso lontani dalla sede di lavoro“.

Un caso di successo meno conosciuto ma significativo è quello della Logos Group di Modena, multinazionale specializzata in documentazione tecnica multilingue. Con un portfolio clienti di oltre 1.000 aziende e 3.000 collaboratori sparsi per il mondo, l’azienda gestisce tutto il telelavoro con un sistema operativo interno, Logosys, che supporta e coordina tutti i collaboratori, ottimizzando tempo e risorse.

Tre ruoli aziendali da affidare a un freelance

Analizziamo tre figure professionali cruciali per un’azienda: operatore data entry, assistente personale virtuale, segretaria addetta al supporto amministrativo.

Cosa fanno? Come contribuiscono alla crescita della tua azienda? Come possono lavorare da remoto? Scopriamolo insieme!

  • Data entry: rapidità precisione ed efficienza

La continua evoluzione della tecnologia informatica porta a un aumento esponenziale del flusso di dati. Come gestirli, proteggerli, farne una risorsa per l’azienda?

L’operatore data entry gestisce i dati aziendali, siano essi testuali o numerici, e ne garantisce il corretto trattamento. Lavora su programmi quali Access, ArcGis, Sap, Excel, ha padronanza della lingua inglese, attitudine al problem solving e all’organizzazione. Lavora con accuratezza, precisione, rapidità e pazienza. Si tratta di un ruolo cruciale perché una banca dati aziendale digitalizzata e di agevole consultazione è una risorsa per la crescita dell’impresa: potrete visualizzare l’andamento delle spese e delle vendite, monitorare il portfolio dei clienti effettivi e i contatti dei clienti potenziali, pianificare una comunicazione efficacie.  E tutto questo senza i costi di mantenimento di un ufficio fisico.

Per i business e-commerce il data entry in outsourcing può rivelarsi una soluzione di successo. Si possono affidare ad un data entry freelance attività che riguardano l’aggiornamento delle mailing list dei clienti, l’inventario, l’inserimento delle schede tecniche di prodotto, la gestione dei resi e l’elaborazione di report e grafici riguardanti le vendite annuali registrate sulla vostra piattaforma. Un data entry in outsourcing rappresenta un valido supporto anche per condurre ricerche di mercato e analisi della concorrenza.

  • Assistente personale virtuale: niente di più reale

Tra le professionalità particolarmente richieste vi è quella di assistente personale virtuale, che potremmo definire una segretaria 2.0.

Professione particolarmente richiesta da aziende e professionisti, questa figura assiste il cliente e gli consente di ottimizzare tempo e risorse. Gestione email, agenda appuntamenti, presidio telefonico e reperibilià costante, organizzazione viaggi e trasferimenti, prenotazioni alberghiere, redazione di lettere, e.mail, discorsi e presentazioni.

Con un’assistente personale virtuale puoi fidarti di una professionista che svolge queste mansioni per te, e tu concentrarti sulle priorità per accrescere il tuo business.

Sara, ad esempio, si occupava di costumer care in azienda. Dopo la maternità si è reinventata e ora supporta professionisti e imprese da remoto. Come lei, ogni segretaria 2.0 specializzata in content marketing ha padronanza della scrittura, capacità analitiche e organizzative, creatività, attenzione alle tue esigenze e rispetto delle scadenze. E segue una formazione e un aggiornamento continui e costanti.

  • Supporto amministrativo da remoto: conti in ordine a portata di click!

Se invece la tua azienda ha bisogno di servizi di supporto amministrativo, troverai ugualmente la professionista che fa per te. Registrazione contabilità, gestione scadenzario, preventivi e insoluti, supporto nella gestione degli ordini: la segretaria amministrativa lavora da remoto per la tua impresa con professionalità e flessibilità. I prezzi sono competitivi, perché grazie alla tecnologia ogni segretaria amministrativa può lavorare con diversi clienti. Potrai contenere gli oneri fiscali e finanziari e scegliere soluzioni di assistenza per quattro, otto o più ore al giorno. Ogni assistente virtuale personale si specializza in determinati servizi: scopri la segretaria 2.0 che fa per te!

Secondo Data Manager, tra le più longeve riviste che si occupano di imprenditoria informatica, il ruolo è molto ricercato anche in Italia: se ne avvalgono manager, imprenditori, medici che ad esempio hanno studi in città diverse e con una sola persona possono gestire tutti i pazienti. Per ora le città in cui il servizio è maggiormente richiesto sono Milano e Roma, ed è proprio qui che alcuni bar hanno siglato convenzioni per la consegna del caffè a domicilio: perché, ha detto qualcuno, la segretaria online “fa tutto tranne il caffè”!

Affidatevi ad Addlance: metteremo in contatto i migliori professionisti con le aziende più dinamiche, alla conquista del futuro.

Fonti e bibliografia per approfondimenti: