A fine 2018 avevamo scritto un articolo sul nostro blog: il lavoro del data entry era uno tra i più cercati dell’anno. Allora era complice il debutto della fatturazione elettronica, che comportava enorme aggiornamento di dati dematerializzati per molte aziende. Oggi, potrebbe essere complice la “delocalizzazione” in smart working o come freelance di molte professioni, causa restrizioni Covid-19: la professione data entry da casa, quindi, potrebbe essere un ottimo sbocco professionale. Scopriamo come lavorare dal proprio domicilio e con quali strumenti del mestiere.

Lavoro data entry da casa: è possibile e come?

Moltissimi lavori, e i freelance che seguono il nostro blog lo sanno, sono possibili da casa a patto di avere la giusta professionalità, la giusta organizzazione e i giusti strumenti del mestiere. Anche il lavoro di data entry – tecnicamente lavoro di inserimento di dati in un sistema informatico per la loro digitalizzazione – può essere tranquillamente svolto dal proprio domicilio, previo accordo con la committenza o con il datore di lavoro.

Il lavoro di inserimento o di trasferimento di dati da un supporto cartaceo a uno digitale, viene eseguito prevalentemente “a mano” e ottimizzato dall’uso di software specifici. La mole e la complessità del lavoro, naturalmente, dipendono dal modello di business della tua azienda cliente e di quanto “lavoro arretrato” c’è da fare per digitalizzare tutti i dati, archiviando la carta.

Se ti sei formato come data entry o stai pensando di indirizzarti nel lavoro data entry da casa, chiarisci bene con i tuoi committenti il tipo (e la mole) di lavoro necessari. Sono informazioni che ti permetteranno di organizzare al meglio i tempi, gli spazi e di predisporre i giusti strumenti professionali di cui puoi avere bisogno per portare a termine l’incarico. Se sei un freelance, dovrai occuparti tu (quasi sempre è così) dei software di cui avrai bisogno, se invece sei un dipendente posto in smart working dall’azienda, dovrebbe essere quest’ultima a fornirti tutto l’occorrente, anche in termine di licenze (in caso di uso di programmi a pagamento).

Stabilisci insieme al committente anche una tabella di marcia, per agevolare il lavoro, soprattutto se lungo e – nell’accordo – indica le date di consegna del lavoro (se scaglionate) e i relativi acconti sul compenso finale. Insomma, prima di cominciare, soprattutto se l’incarico si prospetta a lungo termine, mettete tutto nero su bianco.

Data entry a domicilio, sempre più richiesto dalle aziende?

Diciamo pure che il lavoro di data entry (da casa o non) è indispensabile per moltissime tipologie di aziende. Tutte le imprese hanno a che fare con “i dati” che vanno catalogati e caricati sui sistemi informatici aziendali, vanno organizzati oppure digitalizzati.

• Dati clienti
• Registri contabili
• Dati magazzino
• E-commerce (schede prodotto, prezzi, ecc)
• Cataloghi
• Buste paga
• Ambito ristorazione

Leggi anche E-commerce, come fare schede prodotto che vendono

Questi sono, grosso modo, i dati di cui dovrai occuparti, quindi la risposta al titolo è: sì, il lavoro di data entry è sempre richiesto dalle aziende e molte di esse si avvalgono di professionisti che lavorano presso il proprio domicilio, in outsourcing. Questo permette all’impresa di non sovraccaricare il proprio organico interno e di commissionare ad un professionista freelance l’esecuzione del data entry, con accuratezza e senza ingenti investimenti.

I 5 migliori software per il data entry in smart working

La dematerializzazione dei dati esistenti e l’inserimento nei software aziendali dei nuovi dati (digitali) acquisiti è il lavoro del data entry. Che tu sia un freelance o un dipendente del comparto posto in smart working, ecco i software che possono aiutarti a lavorare meglio, ad ottimizzare il tempo e a ridurre i possibili refusi.

Leggi anche Data entry, professione sempre più richiesta

In base al tipo di lavoro che ti è stato chiesto di fare (data tagging, data annotation, data capture, data trascription) ecco alcuni tra i migliori software per il data entry consigliati sul web. (la classifica non è in ordine cronologico, ma una panoramica dei migliori gestionali per il data entry 2020).

1) Ninox

Consente la raccolta dei dati, l’analisi dei dati, la possibilità di lavoro multiutente. Ninox è tra i software per il data entry migliori sul mercato per piccole e medie imprese.

2) Speedbase Pro

Consente il caricamento, il salvataggio e l’organizzazione anche di dati sicuri su PC dedicato, può lavorare online, offline, su intranet dedicata o tramite server SQL già esistente

3) Array

Consente la raccolta di dati anche offline, per perfezionare la raccolta dei dati anche sul campo. Interfaccia semplice e tante funzionalità avanzate, utili per ottimizzare il lavoro di data entry

4) AutoEntry

Ottimizzato per l’acquisizione dei dati contabili, consente di risparmiare tempo grazie ai processi di automazione di cui dispone per l’archiviazione o l’estrazione di fatture, spese, ricevute e rendiconti

5) Form.com

Soluzione cloud-based che aiuta le aziende aiuta le aziende di tutte le dimensioni a raccogliere dati, creare moduli anche tramite tablet e smartphone. Le caratteristiche principali includono la ramificazione delle domande, la collaborazione, il controllo della versione, la modifica del testo, l’invio e l’instradamento dei moduli, il rilevamento dei duplicati e altro ancora.

Tutti questi software per il data entry sono a pagamento, ma naturalmente esistono in rete anche delle risorse gratuite o open source. Scegli il programma più adatto alle tue esigenze e alle specifiche tecniche del tuo sistema operativo, sfruttando anche i free trial dei tool a pagamento. Buon lavoro!