Conosci già tutto sulle Fiere? Se ancora non lo sai, il settore fieristico è un vero e proprio colosso nel mondo, tanto da essere celebrato nella “Giornata mondiale delle Fiere” ogni anno. Per il comparto fieristico e il suo indotto sono stati calcolati circa due milioni di posti di lavoro e l’AEFI (Associazione Esposizioni e Fiere italiane) ha stabilito, dal giugno 2017, l’obiettivo di implementare il settore offrendo anche pacchetti turistici che mirano a far conoscere il territorio italiano in tutti i suoi aspetti.

Tra il 2015 e il 2016 nel nostro Paese si sono tenute 89 manifestazioni fieristiche che hanno visto un incremento del 125% delle presenze estere: vale dunque la pena di partecipare ad un evento fieristico con la tua attività, soprattutto se sei agli inizi. Ma come procedere senza commettere errori fatali al portafoglio? Scivolare nell’insuccesso è facile: basta sbagliare una mossa e l’investimento previsto per partecipare alla Fiera si trasforma in un passivo oltre che in un dato scoraggiante per continuare. Ecco quel che devi sapere per partecipare alla tua prima Fiera con successo e continuare così a parteciparvi nel tempo.

Perché dovrei partecipare ad una Fiera?

Uno spazio espositivo in Fiera

La tua partecipazione ad una Fiera può discendere da varie necessità o condizioni:

• Hai avviato un’attività commerciale o di servizi da poco tempo e non ti bastano i tuoi clienti locali: sappi che l’evento Fieristico, se ben organizzato, è un’ottima fonte di contatti con utenti solitamente lontani da te; ma fai attenzione: è consigliabile fidelizzarli per continuare il rapporto di scambio anche dopo. Dunque dovrai scegliere: vendere in Fiera con la formula cash and carry, oppure limitarti alla sola esposizione dei prodotti, quindi alla sola promozione, accettando ordinativi che si trasformeranno in vendite in un secondo momento. Questi fattori fanno la differenza tra  una Fiera commerciale e una Fiera espositiva: prima di sceglierla valuta quale ti conviene.
• Hai inventato un nuovo brand che stai lanciando sul mercato attraverso i media e i social: in questo caso l’evento Fieristico aiuta ad aumentare la riconoscibilità del marchio favorendo la promozione face-to-face.
• Fai parte di un’associazione senza scopo di lucro che ha bisogno di incentivare le adesioni e le donazioni o di lanciare un progetto: la Fiera è un’ottimo mezzo per avvicinare persone selezionate in  base a una comune caratteristica ed è meno dispersiva di una piazza o di una strada.

Decidi il tema della Fiera, la data e il posto per non sbagliare

Se sei motivato per partecipare ad una Fiera, che sia commerciale o espositiva, devi procedere alla scelta del tema, della data e della città: tre fattori legati tra loro che comportano il 50% del tuo successo. Ti consigliamo di procedere in tre modi:

• Consultando il calendario fieristico italiano di AEFI, in cui troverai le fiere più accreditate, dunque più sicure dal punto di vista dell’affluenza, con certezza delle date e delle città di svolgimento
• Consultando una Guida annuale come quella della BNL “Guida alle migliori Fiere B2B in Italia nel 2108“, in cui vengono fornite informazioni dettagliate sull’affluenza oltre che sui prodotti
• Consultando persone che hanno già partecipato a Fiere con prodotti simili al tuo e che hanno quindi avuto un’esperienza diretta, stando bene attento a non farti troppo influenzare troppo dal giudizio che in questo caso è sempre molto personale. Cerca informazioni soprattutto sul livello qualitativo dei prodotti presenti, sui costi di partecipazione e sull’affluenza.

L’ideale è fare un’interpolazione fra questi tre metodi per essere sicuro di aver scelto la Fiera giusta per te.

Adesso calcola i costi per partecipare alla Fiera

Partecipare ad una Fiera è certamente un investimento: può accadere facilmente che dopo la prima volta i tuoi conti si ritrovino in passivo e che ciò ti scoraggi fino a non farti più partecipare. Per evitare l’insuccesso occorre valutare molto bene i costi, dato che le previsioni dei ricavi sono piuttosto difficili: possono esserci infatti fattori imprevisti come una scarsa affluenza del pubblico, un periodo di disagio economico, un evento che distrae l’attenzione degli utenti o semplicemente un approccio sbagliato da parte tua alla gestione dello stand.

Riguardo quest’ultimo argomento vi sono regole ferree da rispettare in ogni Fiera: tempi e orari rigidi per il montaggio e lo smontaggio, spazi  di occupazione ben delimitati, orari di apertura e chiusura improrogabili, divieto di smontaggio prima del termine dell’evento, divieto di uscita dell’espositore prima del pagamento completo della quota di partecipazione alla Fiera.

In cambio ti sarà offerto dall’Ente fieristico:

• Area parcheggio per il tuo mezzo di trasporto con documento di accesso e uscita ai padiglioni fieristici (gratuito in fase di allestimento e smontaggio, a pagamento nei giorni di esposizione)
• Spazio espositivo non allestito costituito da due o quattro pareti, apparecchi illuminanti e prese FM all’interno del padiglione fieristico (a pagamento)
• Documenti di ingresso e uscita per te e il personale che ti aiuta in Fiera
• Servizi igienici e ristoro nel padiglione
• Pubblicità e promozione  in base all’importanza della Fiera, sul sito web e sui social (gratuita)
• Partecipazione con i tuoi prodotti a mostre o sfilate organizzate dall’Ente fieristico nei giorni di Fiera (gratuita)
• Partecipazione  a workshop sui temi espositivi negli orari di Fiera (gratuita)
• Kit di benvenuto con cataloghi, mappe, badge, riviste specializzate del settore in esposizione (gratuito)

Dunque ai costi dello stand espositivo vanno sommati quelli delle spese personali: spostamenti, pernottamenti, spese accessorie, per te e gli eventuali collaboratori. L’ideale sarebbe ovviamente reperire questi ultimi nella città in cui si tiene la Fiera.

Come puoi allestire lo stand: spazi e costi

L’importanza degli spazi nell’allestimento del tuo stand

Quando cominci a progettare un allestimento fieristico, devi tenere conto del fatto che la posizione nel Padiglione fieristico, la forma e la grandezza dello stand espositivo rappresentano il 30% del buon esito della tua partecipazione alla Fiera: se il primo fattore non dipende da te ma viene determinato dagli organizzatori, gli altri due sono invece da valutare attentamente. Per non pagare uno stand sovradimensionato o insignificante è bene fare alcune mosse:

• Decidi cosa è essenziale esporre in Fiera, calcolandone l’ingombro con precisione: questo ti aiuterà ad acquistare i metri quadrati giusti di spazio espositivo, evitando sprechi
• Calcola le attrezzature come monitor, totem espositivi, tavoli, sedie, mensole, armadietti, banchi, vetrine, ripostigli, che possono esserti necessari: le fiere più importanti possono fornirti tutto questo ma solitamente il costo di allestimento offerto dagli enti fieristici è piuttosto alto. In alternativa puoi rivolgerti ad un allestitore locale esterno. In questo caso ti consigliamo di sceglierne uno già ingaggiato da altri espositori nella stessa Fiera: costerà di meno e sarà più presente. Sentite le tue esigenze l’allestitore ti proporrà una pianta e un disegno tridimensionale ma farà in modo da impiegare le strutture prefabbricate che ha in deposito. Nel caso di tue esigenze particolari dovrà fabbricare uno stand su misura, cosa che non sempre è in grado di fare.
• Chiedi a vari progettisti specializzati un preventivo per la realizzazione del tuo stand, fornendogli misure ed esigenze. Una volta ottenuta l’offerta migliore sarà il progettista da te prescelto a indirizzarti all’allestitore più adatto, lo sorveglierà in fase di montaggio e farà fronte a eventuali problemi. Questa soluzione è comoda se abiti in una città lontana dalla Fiera e non hai possibilità di seguire personalmente la costruzione dello stand nei giorni che precedono l’apertura al pubblico. In questo modo al tuo arrivo, il giorno dell’allestimento, troverai la struttura già montata e l’architetto pronto a far fronte ad eventuali reclami o modifiche.

Ora sai quel che basta per lanciarti nel mondo delle Fiere

Ora che hai avuto le informazioni generali utili per gestire al meglio la tua partecipazione ad una Fiera commerciale o espositiva, puoi cominciare a cercare quella che fa per te. Comincia subito a procurarti i preventivi di costo dello stand che hai in mente: sarai così in grado di sapere in poco tempo quanto spenderai per partecipare alla tua prima Fiera!