Usi il foglio di calcolo per lavoro? Probabilmente sì se sei un data entry o un contabile, ma potrebbe capitarti benissimo di doverlo usare anche in altri ambiti lavorativi freelance. Ecco allora una piccola guida alle funzioni Excel meno note, ma non per questo meno utili. Vedrai che una volta che avrai mandato a memoria i comandi Excel corretti, estrapolare dati ed elaborare operazioni non sarà impossibile come potrebbe sembrare. Attraverso le funzioni, infatti, il foglio di calcolo permette di eseguire in modo facile e soprattutto rapido, una serie di operazioni su grandi quantità di dati.

Funzioni Excel l’elenco è vasto: sono centinaia (o migliaia)

Se stai cercando di cimentarti con le funzioni di Excel, sappi che l’elenco è talmente vasto che sono state scritte varie pubblicazioni a riguardo e – se vuoi orientarti – il sito della Microsoft può essere un buon punto di riferimento. Nel sito ufficiale, infatti, vengono raggruppate le diverse funzioni di Excel divise per categorie, iniziando da quelle più utilizzate.

Con Excel, infatti, puoi elaborare una diversità di dati assolutamente degna di nota. Sicuramente conosci le funzioni di database, ma esistono anche:

• Funzioni logiche
• Funzioni finanziarie
• Funzioni informative
• Funzioni di progettazione
• Funzioni di compatibilità
• Funzioni di data e ora
• Funzioni matematiche e trigonometriche.

E davvero, molte molte altre. Conoscerle tutte a memoria è naturalmente impossibile, ma avere un prontuario per poterle utilizzare all’occorrenza è davvero utile.

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Elenco funzioni Excel, 8 tra quelle più usate che devi imparare subito

Se padroneggi il foglio di calcolo ad un livello medio, ecco le funzioni Excel che sicuramente dovrai saper usare:

• SOMMA (per sommare i valori nelle celle)
• SOMMA.SE (per estrapolare un valore a seconda che una condizione sia vera o falsa)
• MEDIA (num1, num2, … numN) è una delle prime funzioni che si imparano
• CERCA e CERCA.VERT (trova elementi in una tabella o in un intervallo per riga)
• CONFRONTA (se devi cercare un elemento in un intervallo di celle)
• INDICE (restituisce un valore o il riferimento a un valore da una tabella o da un intervallo)
• TROVA
• DATA

Un po’ confuso? Inizia dalle basi: Matteo Olla guida gli utenti in alcune formule base/avanzate in modo semplice. Una volta acquisito il comando potrai esercitarti aprendo un qualunque foglio di calcolo sul tuo desktop.

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Ed ecco, infine, la mini guida 2021 alle 4 funzioni Excel meno note (ma utili)

1) Funzioni informative VAL

Si tratta di funzioni di Excel poco note che tuttavia sono molto utili perché consentono di fare controlli specifici, come individuare errori o celle vuote in un  database. Digita VAL.VUOTO oppure VAL.ERRORE per individuare rispettivamente celle vuote o errori. A seconda del comando impostato, il foglio esamina il valore indicato e restituisce VERO o FALSO a seconda dell’esito.

2) Identico(testo1; testo2)

Se lavori all’inserimento dati in un progetto di anagrafica clienti (ad esempio) o all’inventario di un grande e-comemrce, questa funzione Excel poco nota può rilevarsi estremamente utile. Ti servirà a controllare che non vi siano dei dati identici, cosiddetti doppioni. In questo modo, potrai rendere il tuo database più pulito, snello e ordinato, facilitando anche le operazioni future.

Questa funzione di Excel confronta due stringhe di testo. Restituisce VERO se sono identiche, altrimenti restituisce FALSO al comando lanciato. Non rileva le differenze di formattazione, però è in grado di rilevare/distinguere le maiuscole. Funzione molto utile, dunque, per individuare una corrispondenza esatta tra le due stringhe di testo prese in esame.

3) GRANDE(matrice; k) e PICCOLO(matrice; k)

Questa coppia di funzioni fa parte del gruppo funzioni statistiche. Si tratta di un comando molto utile se lavori con Excel per creare report e analisi. A cosa ti serve? Ti consente di individuare velocemente l’ennesimo numero più grande o piccolo, data una lista di valori o una matrice. Il tutto senza selezionare tutto l’insieme dei numeri, dargli un ordine e poi procedere alla visualizzazione del numero più piccolo o del numero più grande.

4) SERVIZIO.WEB

Disponibile solo dalla versione 2013 in poi del foglio di calcolo della Microsoft, è una funzione che fa parte della categoria “funzioni web”. Digitandola, restituisce dati da un servizio web. Viene usata solo dagli specialisti di settore per estrarre dei dati da internet e anche da intranet aziendali.

Se vuoi dare un’occhiata, ecco il tutorial di Francesca Martorana che spiega bene queste funzioni. Excel si interfaccia con il web in modo bivalente: da una parte raccoglie e raggruppa dati pronti per essere pubblicati sulla rete; dall’altra è in grado di estrapolare dati provenienti da una pagina web. Ecco come.

Il mondo delle funzioni Excel ti è un po’ più chiaro? Se devi usare i fogli di calcolo per lavoro, ti conviene fare subito tanta pratica e avere un buon compendio con tutte le formule sempre alla mano, come quello della Microsoft che abbiamo indicato in link. Non vuoi fare da solo? Puoi ingaggiare un esperto freelance per aiutarti a gestire il tuo database. Cercalo tra i nostri esperti data entry, ad esempio!