Stai pensando di assumere una segretaria amministrativa o di front-office? Magari in outsourcing con un ingaggio freelance? E’ un’ottima idea che ti solleverà di molte mansioni e ti permetterà di dedicare più tempo alla gestione della tua azienda o della tua attività libero-professionale. Hai già idea di cosa fa una segretaria, o, naturalmente, un segretario? Scopri in questo articolo tutto sul tema “mansioni segretaria”!

Mansioni segreteria: un assistente è un aiuto prezioso

Un assistente si scrive con l’apostrofo o senza? Dipende. Se si riferisce ad un uomo, il sostantivo si scrive senza apostrofo e se si riferisce a una donna, si scrive con. Una segretaria può essere benissimo anche un segretario, dato che l’ingaggio prescinde dal genere. Tutti i professionisti qualificati possono svolgere questo incarico, indistintamente. Chiarite queste due righe sulla parità di genere anche per quanto riguarda gli incarichi di segretariato, eccoci al dunque: le skills richieste per svolgere mansioni di segreteria.

Un ottimo assistente (freelance in outsourcing o dipendente in organico) deve possedere le seguenti skills:

• Organizzazione (intesa come capacità gestionale) e abilità nel multi-tasking
• Doti relazionali e di comunicazione
• Conoscenza dei programmi informatici
• Conoscenza di una o più lingue straniere (dipende dal livello di incarico, ovviamente)
• Competenze in ambito amministrativo o giuridico o commerciale (a seconda dell’incarico)

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Segretario o segretaria cosa fa e quando non puoi farne a meno

Se la tua è una piccola attività, addirittura piccolissima, forse non ti serve ingaggiare un assistente amministrativo o di segreteria. Riuscirai, probabilmente, a fare tutto da solo: dalla lettura della posta elettronica, alla gestione degli appuntamenti in agenda, passando per la tenuta degli scadenzari. Tuttavia, anche nel caso in cui tu riesca a gestire in modo del tutto autonomo queste mansioni di segreteria, il tempo che vi dedicherai sarà tempo che toglierai ad altre attività “aziendali”, parimenti importanti (se non di più). Il consiglio che possiamo darti è quello di farti una lista delle cose che potresti decidere di demandare in outsourcing e poi ricevere dei preventivi da assistenti che si occupano di questo lavoro come freelance (ovvero per più clienti). Recupererai tanto tempo prezioso!

Se invece sei a capo di una azienda di medie o discrete dimensioni, sicuramente dovrai avvalerti delle competenze e delle mansioni di una segretaria o di un segretario. In tal caso, attiva subito una ricerca, anche attraverso AddLance, per trovare subito il professionista che fa per te.

In generale, detto questo, le mansioni di una segretaria (o di un assistente maschile) sono:

• Gestione dell’agenda del titolare ed eventualmente dei suoi collaboratori
• Gestione della posta elettronica e della posta cartacea
• Gestione delle chiamate in entrata (ed eventualmente chiamate in uscita)
• Gestione della contabilità e di altri aspetti di tipo amministrativo
• Redazione di contenuti (lettere, lettere commerciali, presentazioni, ecc..).

Mansioni segretaria/segretario: ogni settore ha la sua specificità

Naturalmente queste sono le mansioni generali. In base al settore di impiego, poi, ci possono essere o meno delle specificità. Esistono infatti:

• Assistenti amministrativi/e. Una segretaria amministrativa cosa fa? Questi assistenti si occupano di contabilità e bilancio e hanno una formazione e una competenza specifica in merito. Sono in grado di scrivere e catalogare le fatture e altro materiale amministrativo, di registrare transazioni aziendali e di predisporre la documentazione per il bilancio.
• Segretariato di direzione. Qui è richiesto un alto profilo e la capacità di sintonizzarsi sulle esigenze e sui tempi della direzione d’azienda. Tra le mansioni di una segretaria o di un segretario di direzione ci sono l’organizzazione di eventi e meeting; la preparazione di materiale come presentazioni, relazioni, speech e il coordinamento di tutte le attività dell’ufficio.
• Segretariato di studio professionale. La risorsa può lavorare in tutti i settori in cui è necessaria una figura che gestisca il front-office, la corrispondenza e il centralino. Ottimo quindi per studi medici, studi di commercialisti o avvocati, agenzie di viaggio, agenzie immobiliari, scuole di vario genere e attività ludico ricreative.

In queste tre macro aree, tuttavia, è poco richiesto il lavoro di un assistente in outsourcing nelle grandi aziende dove di solito si cerca un dipendente part-time o full-time da inserire in organico con un orario di lavoro ben definito e non in attività di freelance. Nelle piccole aziende e negli studi si sta invece diffondendo rapidamente il lavoro freelance.

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Cosa fa una segretaria o un segretario freelance?

Se invece preferisci svolgere questa attività da freelance (o se desideri ingaggiare un assistente freelance) sappi che le mansioni saranno ovviamente le stesse. A cambiare saranno solo inquadramento e retribuzione. Si può scegliere tra retribuzione oraria o a forfait (purché tutto ben esplicitato nel contratto di ingaggio) e l’inquadramento sarà ovviamente freelance con fatturazione e non come lavoratore subordinato.

Adesso che hai un’infarinatura sul tema “competenze segretaria” e su “mansioni segretaria”, se hai bisogno dell’aiuto di un assistente, mettiti subito all’opera e attiva la tua ricerca! Se invece sei una segretaria o un segretario, crea subito un profilo inserendo le tue competenze, conoscenze ed esperienze. Potresti essere contattata/o presto!