Organizzare eventi al top? Punta sul freelance giusto

organizzare eventi event manager

Gestisci un business che lanci sul mercato per conquistare pubblico e moltiplicare guadagni? Ti serve un’occasione speciale! Vuoi organizzare eventi al top? Punta sul freelance giusto e fai la festa ai competitor: ecco tutte le dritte.

Sbaragliare i competitor: organizzare eventi che spaccano

La pubblicità è l’anima di tutte le attività, anche la tua: ma ti sei accorto che i mezzi più comuni non bastano. Gli affari non ti vanno male, ma sogni di dare una scossa al pubblico per sbaragliare la concorrenza guadagnando più soldi e popolarità: la soluzione è una sola, organizzare un evento di successo. Se ti sembra esagerato o costoso ti diciamo subito che l’arma dell’evento pubblicitario per un brand, un prodotto o un servizio, oggi è la più gettonata sul mercato. Le statistiche del Centro Studi di UNA, (Aziende della Comunicazione Unite) degli ultimi 2 anni parlano chiaro:

  • la pubblicità in digitale cresce a  ritmo costante ma importante (+8,5%)
  • l’evento cinematografico aumenta del 68,7%
  • il settore OOH (Out of Home, l’evento generico “fuori casa”) è al +20%.

Il volume di affari che gira intorno agli eventi di lancio pubblicitario ammonterebbe a circa  9,2 miliardi di euro: nessun dubbio, progetta un evento al top, che lasci il segno sul consumatore trasformandolo in cliente. Occhio però a fare le mosse giuste, rischi un flop che si ritorce contro di te! Ecco le regole basiche per organizzare eventi di lancio che funzionano:

  • ogni aspetto dell’evento fa parte di un meccanismo complicato: per farlo funzionare perfettamente e avere successo, ammortizza gli imprevisti e gli intoppi prima, durante e dopo
  • prevedi i rischi che corri nel progettare e organizzare l’evento: fai un planning, best practice di questo settore
  • non pensare che una sola persona possa fare tutto: l’organizzazione, la riduzione dei rischi e la buona riuscita dell’evento sono frutto di lavoro di squadra. Metti su un team organizzativo distribuendo compiti e responsabilità, con professionisti che sappiano sorvegliarsi a vicenda
  • a proposito di squadra, tieni d’occhio l’anello debole che fa saltare tutto il lavoro: quando ingaggi i freelance valuta fin dall’inizio le loro competenze e capacità di problem solving. E’ vero, queste le scopri solo sul campo, quindi tieni pronto un sostituto nel caso fossi costretto a mollare un collaboratore
  • no all’improvvisazione: prevedi sempre un piano B per ogni cosa. Mai dare per scontato che non pioverà sull’evento all’aperto o che il DJ non si ammalerà
  • la perfezione non esiste! Fai tutti gli sforzi per ottenere un evento che funzioni, ma stabilisci delle priorità in caso di imprevisti: ti aiuta a essere meno ansioso.

Organizzare un evento di successo ti stuzzica, ma non sai proprio da che parte cominciare: non scoraggiarti, ti diamo di seguito le dritte per non commettere errori e raggiungere il top.

Come organizzare un evento di successo, le dritte

come organizzare un evento di successo
11th day of April. Hand drawing red line and writing the text Save the date on calendar date April 11. Spring month, day of the year concept.

Pensi di organizzare un evento al top per lanciare un’attività: è il trend del momento, ma sei preoccupato sulle scelte giuste da fare. Hai ragione, è un settore molto complesso, che richiede competenza nell’organizzazione per non commettere errori: un flop avrebbe conseguenze devastanti sugli affari. Ecco qualche consiglio:

1) Scegli l’evento più adatto alla tua attività

In base al lancio che vuoi, organizzi un:

  • Evento corporate cioè convention, lancio del prodotto, celebrazione aziendale, team building, incentive, workshop, conferenza, Christmas event. Indicato per gli addetti di grandi aziende
  • Evento consumer cioè un tour, un road show, il lancio di una linea, l’evento fashion, l’inaugurazione di uno store, uno store event a tema, la sponsorizzazione di un evento esterno (artistico, di spettacolo, sportivo o un Pride), una fiera o un festival. Adatto per attività commerciali di qualsiasi tipo, compresa la promozione turistica di una location
  • Evento media legato alla comunicazione, come conferenze stampa, media dinner, eventi PR, Charity, raccolta fondi elettorali, abbinati a momenti ludici. Adatti a Fondazioni, Associazioni, Partiti politici.

2) Decidi l’obiettivo del tuo evento

  • Comunicazione globale, digitale o fisica, delle novità sul brand, sul personaggio o sul prodotto che promuovi
  • Esperienza che coinvolge il pubblico per fidelizzarlo e trasformarlo in clienti e follower
  • Creazione o miglioramento di una brand reputation compromessa.

3) Stabilisci il Consumer Engagement

Ovvero il target di pubblico a cui ti rivolgi: ti serve per ideare una storytell dell’evento che lo coinvolga nel concept del brand.

Sei deciso a organizzare eventi al top, ma non ce la fai da solo: niente paura, ti aiuta un professionista freelance esperto di questo settore. Leggi subito che competenze deve avere.

Leggi anche Come organizzare un evento: regole sulla sicurezza da rispettare

Organizzare eventi al top? Punta sempre sul freelance giusto

organizzare un evento

Hai preso nota di ciò che serve per organizzare eventi che funzionano, ma sai che facendo tutto da solo rischi il flop: cerchi un professionista freelance con le giuste competenze per non commettere errori e raggiungere il tuo obiettivo. Ti serve un Event manager, cioè un organizzatore di eventi che lavora come consulente per aziende, enti pubblici, associazioni o brand. Questo professionista è in grado di mettere su e dirigere una squadra di fornitori, tecnici, addetti e collaboratori all’altezza della situazione. Sappi però che la qualifica di Event manager è generica, nel settore ci sono ruoli con competenze di dettaglio, cioè:

  • Project Event Manager o Event Planner da ingaggiare per tutti i tipi di eventi. Si occupa della loro ideazione, progettazione ed esecuzione dirigendo un team di collaboratori scelti da lui e gestendo il budget
  • Event Project Coordinator, che stabilisce tempistiche e calendari degli eventi garantendo una perfetta organizzazione. Parla con gli sponsor e sorveglia il team organizzativo 
  • Marketing Event Coordinator e Marketing & Event Specialist, lavorano a stretto contatto per ideare, organizzare e coordinare eventi pubblicitari commerciali
  • PR & Event Specialist, cura la comunicazione con gli ospiti dell’evento e con il pubblico
  • Coordinatore Eventi Sportivi: mette su tornei, campionati, olimpiadi
  • Fashion Stylist o Fashion Event manager, aiuta stilisti e brand a organizzare sfilate, conferenze stampa, campagne pubblicitarie delle linee fashion a livello mondiale, tratta con i Buyer e gli Influencer
  • Meeting & Event Manager, specializzato in eventi aziendali, professionali, workshop, congressi, convegni di studio
  • Celebrity Party Planner o Wedding Planner: organizzano feste familiari che fanno scalpore a livello mondiale. Richiesti dai VIP per accrescere il personal branding
  • Responsabile di progettazione Graphic designer: freelance chiave per tutto l’aspetto scenografico, pubblicitario e mediatico dell’evento
  • Business Manager indirizzo Tourism, Heritage and Events, specializzato in eventi di valorizzazione del territorio e accoglienza.

Leggi anche Marketing territoriale: 3 strumenti che funzionano (bene)

Sei pronto a ingaggiare il tuo freelance di fiducia, ma vuoi sapere quali competenze di base deve avere quello giusto? Ti consigliamo di verificare portfolio e curriculum valutando se:

  • è iscritto all’Associazione MPI, (Meeting Professionals International) Italia Chapter, che dal 1991 certifica gli Event manager che rispettano la Norma UNI 11786 2020
  • conosce più lingue: la comunicazione con il team di qualsiasi nazionalità è molto importante
  • sa usare la tecnologia, assolutamente necessaria per ogni forma di ideazione, progettazione e gestione del planning, analisi del target e marketing, preventivi di spesa nel rispetto del budget e dei compensi
  • è disponibile a spostamenti per fare sopralluoghi nelle location degli eventi da te indicate
  • ha un buon riscontro sui social e una figura curata dal vivo: il suo rapporto col pubblico è fondamentale!

Ultimo consiglio: prima di ingaggiarlo fai un test alle capacità di ascolto del freelance: lo scambio di idee è indispensabile per lavorare insieme. Organizzare eventi al top può essere facile con AddLance: cerca subito l’Event Manager freelance che ti aiuti!

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