{"id":7940,"date":"2020-02-24T09:55:00","date_gmt":"2020-02-24T08:55:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.addlance.com\/blog\/?p=7940"},"modified":"2021-02-17T23:32:25","modified_gmt":"2021-02-17T22:32:25","slug":"gestione-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.addlance.com\/blog\/gestione-mail\/","title":{"rendered":"Gestione Mail: come organizzarsi in Ufficio e aumentare la Produttivit\u00e0"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"alignright size-medium\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"300\" height=\"185\" src=\"https:\/\/www.addlance.com\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1-300x185.jpg\" alt=\"gestione mail \" class=\"wp-image-7943\" srcset=\"https:\/\/www.addlance.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1-300x185.jpg 300w, https:\/\/www.addlance.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1-1024x631.jpg 1024w, https:\/\/www.addlance.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1-768x473.jpg 768w, https:\/\/www.addlance.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1-610x376.jpg 610w, https:\/\/www.addlance.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1-1080x666.jpg 1080w, https:\/\/www.addlance.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/gestione-mail1.jpg 1228w\" sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p>Vuoi sapere come organizzarti al meglio in ufficio per la <strong>gestione mail<\/strong> e posta varia? Allora leggi qui di seguito i nostri consigli per essere sempre &#8220;sul pezzo&#8221;, anche quando gestisci un <em>team<\/em> di collaboratori esterni, un ventaglio variegato di clienti e lavori spesso via <em>mobile<\/em>.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gestione mail, (breve) guida ai principali client<\/h2>\n\n\n\n<p>Avrai sicuramente sentito parlare (e probabilmente lo userai anche di gi\u00e0) del <strong><em>client<\/em> di posta elettronica<\/strong>, spesso chiamato anche gestionale mail. &#8220;Un <em>client<\/em> di posta \u00e8 un programma che consente di gestire la <strong>composizione<\/strong> e l&#8217;<strong>organizzazione<\/strong> di messaggi di posta elettronica da parte dell&#8217;utente del servizio, nonch\u00e9 la <strong>ricezione<\/strong> e la <em>trasmissione<\/em> da e verso un <em>server<\/em> di posta&#8221; (Wikipedia). <\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\">Leggi anche <a href=\"https:\/\/www.addlance.com\/blog\/come-organizzare-il-lavoro\/\">Come\norganizzare il lavoro, le 3 alternative ad Asana<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Sul tuo computer e sul tuo <em>smartphone\n<\/em>avrai sicuramente installato uno di questi <em>client <\/em>di posta, per non dover aprire ogni volta il <em>browser<\/em> internet e accedere alla tua\ncasella di <em>webmail.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Tra i pi\u00f9 noti <em>client<\/em> potresti usare o avere usato uno tra questi:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Mozilla Thunderbird multi piattaforma<\/li><li>Microsoft Outlook per Windows, macOS<\/li><li>Mail per macOS, iOS e watchOS<\/li><li>Outlook Express per Windows<\/li><li>Windows Live Mail per Windows<\/li><li>Evolution multi piattaforma<\/li><li>Pegasus Mail Win32<\/li><li>Lotus Notes<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Ne esistono ovviamente molti altri (eMClient, Touch Mail, Mailbird, ecc). Ma in generale, questi programmi <strong>scaricano la posta in arrivo direttamente sul tuo dispositivo<\/strong> e usarli \u00e8 un bene per almeno due aspetti (che approfondiremo sotto):<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Ti permette di stabilire dei momenti di consultazione\nben predeterminati (scelta consigliata per evitare al lavoro inutili e costanti\ndistrazioni)<\/li><li>Ti permette di organizzare e classificare i messaggi\ndi posta per gestirli al meglio.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gestione mail (e posta in generale): usa le etichette e risparmi tempo<\/h2>\n\n\n\n<p>Ci sono due soluzioni con <strong>benefici effetti\nimmediati<\/strong> che puoi adottare per una gestione mail ottimizzata e soprattutto\nefficace. <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Dedicati dei\nmomenti della giornata ad hoc<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Non lasciare il <em>client<\/em> o il <em>browser<\/em> con la posta elettronica costantemente aperta. Dedica, piuttosto, dei momenti della tua giornata lavorativa pensati <em>ad hoc<\/em> per la gestione della posta. Questo ti permetter\u00e0 di concentrarti meglio sui <em>task<\/em> che stai svolgendo, senza avere una perenne <strong>fonte di distrazione<\/strong> procurata dalle mail che arrivano. Toglierai di mezzo anche l&#8217;ansia da prestazione (se ricevi molte mail) e quel senso di inconcludenza che a volte accompagna la fine della giornata lavorativa <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Usa\ncartelle, etichette o tag<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Un modo veloce e pratico per ottimizzare il tempo dedicato alle mail \u00e8 l&#8217;uso delle <strong>cartelle, etichette <\/strong>o<strong> tag<\/strong> (a seconda del <em>client<\/em> di posta che usi). Classificare i messaggi aiuta l&#8217;automazione a consegnare nella giusta cartella ciascuna mail in arrivo, proprio come se fosse un postino. Cos\u00ec, a colpo d&#8217;occhio, aiutandoti con l&#8217;oggetto di ciascuna mail, dovresti essere subito in grado di avere la situazione sotto controllo. Per poi iniziare a leggere e a rispondere, ovviamente rispettando un ordine di priorit\u00e0 e non l&#8217;ordine cronologico di arrivo (ma questo \u00e8 abbastanza scontato!).<\/p>\n\n\n\n<p>Dividi la tua casella mail in cartelle (puoi aggiungerne altre, oltre a quelle impostate di <em>default<\/em>). Ti consigliamo, in accordo con Fabrizio Diluca, Marketing Stategist e imprenditore, di avere solo due cartelle &#8220;personalizzate&#8221;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Cartella &#8220;Importanti&#8221;<\/li><li>Cartella &#8220;Da leggere&#8221;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Perch\u00e9 le azioni che puoi fare quando apri la posta elettronica sono,\nsostanzialmente, solo quattro:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Cancellare<\/strong> le mail che non ti interessano<\/li><li><strong>Processare<\/strong> quelle urgenti o che riesci a fare nella attuale sessione di gestione mail<\/li><li><strong>Archiviare<\/strong> le mail che non richiedono un tuo intervento diretto, ma che vuoi conservare<\/li><li><strong>Inserire <\/strong>nella cartella &#8220;da leggere&#8221; quelle che richiedono il tuo intervento ma non \u00e8 urgente<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Se usi Gmail, sappi che puoi aiutarti anche con le etichette per\norganizzare al meglio i messaggi di posta elettronica che ricevi. Ecco per te\nuna piccola guida YouTube a riguardo.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed-youtube wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Gmail: Come Creare le Etichette e filtrare le Email\" width=\"1080\" height=\"608\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/IalqPSapujM?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>La posta cartacea \u2013 per chi ne fa ancora largo uso \u2013 funziona nello stesso modo. Crea nel tuo ufficio delle cartelline fisiche (se devi smistarla da solo) e inserisci le buste ancora chiuse in ciascuna di esse, cestino compreso. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><a href=\"https:\/\/www.addlance.com\/s\/gestione-mail-e-posta\">Gestione mail<\/a>: sincronizza i tuoi dispositivi per non fare confusione <\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>sincronizzazione della posta<\/strong> sui vari dispositivi che usi oggi \u00e8 fondamentale. Poich\u00e9 viviamo tutti la nostra giornata lavorativa un po&#8217; in ufficio e un po&#8217; in mobilit\u00e0, \u00e8 tassativo che i dispositivi risultino sincronizzati. Pena l&#8217;ingenerarsi di una confusione quasi totale nella gestione mail.<\/p>\n\n\n\n<p>Per sincronizzare la posta sui vari dispositivi devi usare il <strong>protocollo IMAP<\/strong> e non il POP 3 quando completi la configurazione sul tuo dispositivo (dopo aver scaricato la <em>app <\/em>del <em>client <\/em>di posta). Se invece controlli le mail accedendo direttamente alla <em>webmail<\/em> via <em>browser <\/em>non devi fare\/impostare nulla. Ma di solito tutti noi preferiamo avere un <em>client<\/em> di posta elettronica da consultare.<\/p>\n\n\n\n<p>Usando il protocollo IMAP, il contenuto della casella di posta sar\u00e0 identico\ne sincronizzato su qualunque dispositivo in tempo reale. Cos\u00ec come il contenuto\ndella posta inviata sar\u00e0 identico. Praticamente, grazie a IMAP, tutti i\nmessaggi e le cartelle che fanno capo allo stesso <em>account <\/em>vengono sincronizzate con il <em>server.<\/em> Cos\u00ec non dovrai andare a cercare quale messaggio hai\ninviato\/letto con <em>quel<\/em> determinato\ndispositivo e aggiornarlo a mano (operazione oggi impossibile!).<\/p>\n\n\n\n<p>Di solito la procedura per scaricare un <em>client<\/em>\nsul dispositivo e settarlo per la sincronizzazione \u00e8 una procedura guidata. Ma\nadesso sai che devi compilare il campo protocollo IMAP e non POP3. <\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Gestire correttamente le mail aumenta la produttivit\u00e0<\/h2>\n\n\n\n<p>Non lo sapevi? E&#8217; proprio cos\u00ec. La ricezione, la lettura e la lavorazione di tutte le mail che riceviamo quotidianamente porta via del tempo prezioso che se non correttamente settato intacca la produttivit\u00e0 del singolo e dell&#8217;azienda in generale. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-center\">Leggi anche <a href=\"https:\/\/www.addlance.com\/blog\/project-management-strumenti-immancabili\/\">I migliori\nsoftware di project management<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Il nostro piccolo consiglio, oltre a quelli scritti sopra, \u00e8 quello di non\nusare esclusivamente le mail per <em>taskare<\/em>\ndipendenti, collaboratori e clienti dei progetti. Ci sono molti <strong><em>tool <\/em>per\nil <em>project management<\/em><\/strong> pensati <em>ad hoc<\/em>. Usarli aiuter\u00e0 la tua\nconcentrazione e la tua produttivit\u00e0 ed eviter\u00e0 ingorghi mostruosi di mail da\ngestire.<\/p>\n    \t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ricevere centinaia di messaggi al giorno pu\u00f2 portare a un problema di gestione mail se non sei organizzato e ottimizzato. 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