Come Ottenere il Massimo dalle Forniture Esterne

Guida all'Outsourcing

Contenuti della Guida

PERCHÉ L'OUTSOURCING

• Delegando un esperto, ottieni risultati migliori e più velocemente
• Mantieni una struttura snella, l’organico si occuperà solo del core business
• Scegli la collaborazione che preferisci
• Lo specialista esterno non si limita a eseguire, consiglia le migliori strade per raggiungere gli obiettivi

PERCHÉ L'OUTSOURCING FREELANCE

• Professionisti specializzati, aggiornati e autonomi
• Sinergia nei ritmi: il lavoro freelance si adatta ai ritmi della tua azienda
• Flessibilità nel modus operandi: è più facile realizzare procedure di lavoro tagliate su misura
• Risparmio, che non è solo una questione di prezzo: il freelance, nell'adattarsi ai problemi e alle necessità della piccola azienda, è naturalmente portato a trovare le soluzioni più economiche 
• Veloci, reattivi e più facilmente motivati alle nuove sfide

Spesso, queste caratteristiche dei freelance, dal punto di vista delle Piccole e Medie imprese, fanno la differenza tra il fare e il non fare. Come diciamo noi di AddLance, il lavoro freelance rende reale il possibile.

Individuato il tipo di fornitura passiamo alla pratica ricercando la figura esterna di cui abbiamo bisogno.

LA RICERCA

Il modo più rapido ed efficace per trovare il freelance di cui hai bisogno è avvalerti del servizio gratuito di AddLance. Ecco come fare:

1. 1 - Vai su AddLance
2. 2 - Nel box di ricerca comincia a scrivere la professionalità, dei suggerimenti ti guideranno immediatamente nella scelta
3. 3 - Compila la tua richiesta seguendo il processo guidato
4. 4 - Attendi un paio d'ore e comincia a esaminare preventivi e candidature

Il processo è estremamente semplice. Per renderlo ancora più efficace, ecco alcuni suggerimenti.

COME COMPILARE LA RICHIESTA?

Ricordati che la valutazione non spetta solo a te: anche i potenziali fornitori, freelance o aziende che siano, valuteranno te.

Il tuo obiettivo è quello di rendere la tua richiesta appetibile a fornitori capaci e che facciano al caso tuo, quindi il modo in cui ti presenti e presenti i tuoi bisogni ha una certa importanza.

I consigli al punto precedente ti sono serviti a focalizzare il tipo di progetto che vuoi realizzare. Ora si tratta di descriverlo in una maniera concisa ma abbastanza esaustiva. Ricorda di:

• Spiega in due parole a chi serve la fornitura: se è per un’azienda terza dichiaralo, se è per la tua azienda puoi accennare al settore e al tipo di azienda
• Scrivi in una frase il tuo obiettivo, ovvero ciò che vuoi.
  • Potrebbe darsi che tu non sappia qual è la soluzione che cerchi, in questo caso dichiara il tuo bisogno.
  • Potrebbe anche darsi che tu abbia un’idea di cosa ti serve, ma sei aperto a soluzioni alternative: dichiaralo senza timore.
• Aggiungi i dettagli che ritieni possano essere utili ai professionisti che leggeranno il tuo annuncio per capire in che modo vuoi che si lavori e che tipo di fornitura ti aspetti

COME SCEGLIERE?

Di base ricordati che il tuo obiettivo non è trovare il fornitore esterno più bravo in assoluto, ma il migliore per te.

Detto questo, i parametri che ti consigliamo di considerare nelle tue valutazioni sono questi:

• Competenze dichiarate e dimostrate in linea con i tuoi bisogni
• Il grado di “ascolto”: valuta soprattutto le domande che ti vengono poste
• Comprensione del contesto: ogni fornitura è diversa dalle altre, il professionista ha bisogno di capire “le regole del gioco”. Anche questo lo puoi valutare in base alle domande che ti vengono poste
• Metodologie e procedure di lavoro (per i feedback, le revisioni, le fasi del progetto…)
• Tempistiche e compenso

Non c’è una regola fissa per gestire l’outsourcing, ma alcune accortezze di buon senso e tecniche manageriali permettono di ottenere collaborazioni migliori e più proficue.

PRINCIPI DI LEADERSHIP

• Integrità: la correttezza è la cosa più importante in ogni rapporto di collaborazione. La correttezza quindi è necessaria, e dare segnali che infondano fiducia può essere molto utile, soprattutto all’inizio del rapporto.
• Cerca il più possibile di rendere chiari i tuoi feedback e le tue richieste
• Educazione ed empatia. Mantieni sempre calma e un tono educato, anche se dovessero insorgere incomprensioni
• Le regole di comunicazione e feedback devono essere il più possibile:
  • Snelle, per ridurre al massimo il cosiddetto “micro management”, ovvero le piccole formalità che possono nel complesso portare via molto tempo sia a te che ai tuoi collaboratori
  • Elastiche, il lavoro deve poter procedere anche se la procedura non è stata rispettata in ogni suo minimo dettaglio
  • Malleabili, le modalità di lavoro possono subire dei ritocchi in corso d’opera, è bene che tutti condividano questa possibilità

UNA STRATEGIA PER COMINCIARE

Alle volte, soprattutto in progetti complessi, è opportuno procedere per gradi, o per step successivi, coinvolgendo un po' alla volta la risorsa esterna nel tuo progetto. Questo può essere utile sia nel caso tu voglia testare le tue capacità di gestione di un progetto in outsourcing, sia nel caso tu voglia mettere alla prova una risorsa esterna che ti sembra promettente per una collaborazione di tipo ricorsivo o continuativo.

STRUMENTI

Alcuni strumenti possono aiutarti a gestire e coordinare il lavoro, specialmente se la collaborazione è continuativa e nel caso in cui sono coinvolti più collaboratori.

Strumenti che puoi usare gratuitamente:

• Dropbox è uno strumento di condivisione di file e cartelle. Una volta installato potrai creare nel tuo computer delle cartelle speciali che potrai condividere con utenti remoti. Gli utenti remoti avranno la loro copia della cartella nel loro computer e ogni file al suo interno sarà per tutti aggiornato all’ultima versione.
• Google Docs è una suite di strumenti per l’ufficio basata sul Cloud. Permette di condividere documenti presenti in Rete con altre persone e gruppi di lavoro, gestire versioni e revisioni, e anche di lavorare a più mani, contemporaneamente, sullo stesso documento.
• Trello è uno strumento la cui funzione principale è creare e organizzare le attività con i propri collaboratori attraverso le schede.
• Asana è simile a Trello, permette di comunicare con i propri collaboratori con un sistema di liste organizzate graficamente, nelle quali si possono assegnare e visionare tutte le attività.