Che piaccia o meno, Excel è e rimane ad oggi lo strumento di calcolo più utilizzato a quasi tutti i livelli aziendali. Incubo di chi deve utilizzarlo e lo vede come una macchina infernale, Excel è uno strumento dalle mille risorse e se utilizzato in modo efficace, permette di risparmiare tempo prezioso, essere più produttivi e raggiungere obiettivi migliori nel breve e medio termine. Spesso i suoi usi possono essere confusi, specie se lo si considera come contenitore non ordinato di informazioni, come un taccuino in cui annotare gli appunti ma in cui volendo si possono anche fare due calcoli. Quel che serve è fare un po’ di chiarezza e scoprire le mille funzioni Excel.
Creare reportistica ordinata, le 6 funzioni Excel salva-vita
Un conto è usare Excel come una calcolatrice e blocco note portatile. Un conto è usarlo per produrre della reportistica ordinata, in grado di generare risultati sorprendenti. Partiamo dalle basi e scopriamo insieme alcune funzioni fondamentali e salva-vita:
- Ordinare alfabeticamente i dati:
- Eliminare eventuali doppioni
- Applicare i filtri
- Trovare un valore all’interno del foglio
- Copia e Incolla Speciale
- Muoversi con le frecce all’interno del foglio e tra i fogli
1) Ordinare alfabeticamente i dati
A chi non è capitato di ritrovarsi una lista lunga e disordinata di nominativi e non capirci niente? Per ordinarli in ordine alfabetico (quindi da A a Z, ma anche da Z ad A) basta selezionare il campo da ordinare e dal menù della schermata principale, cliccare su Ordina Dati. Selezionare poi se si vuole ordinare da A a Z (o da Z ad A) e il gioco è fatto.
2) Eliminare eventuali doppioni
Il lavoro di pulizia dati è fondamentale per partire con qualsiasi tipo di analisi o ragionamento. Dunque è necessario partire da una base senza doppioni. Per eliminarli, partire selezionando la colonna interessata e da Dati -> Strumenti dati individuare questa cella:
A questo punto Excel ti chiederà se vuoi estendere la selezione oppure no. Significa che il contenuto delle celle a fianco verrà eliminato di conseguenza (se doppione).
In altre parole, se in un elenco di 10 prodotti la colonna A rappresenta il nome prodotto e la colonna B rappresenta l’origine del prodotto, estendendo la selezione anche alla colonna B, il risultato sarà un’univoca combinazione del contenuto delle colonne A e B.
3) Applicare i filtri
Poter applicare e rimuovere i filtri è assolutamente fondamentale per procedere in qualsiasi tipo di analisi. Ecco che allora sarà necessario selezionare i campi che desideri filtrare e andare ad applicare o rimuovere il filtro. È possibile applicarlo sia dal menù Home -> Modifica -> Ordina e Filtra
Sia dal menù Dati -> Ordina e Filtra
Se vuoi essere davvero smart e veloce, questo comando è disponibile anche tramite scorciatoia di tasti. Basta infatti selezionare i campi da filtrare e premere CTRL+MAIUSC+L
4) Trovare un valore all’interno del foglio
Quante volte ti è capitato di avere elenchi infiniti di righe e di cercare un determinato parametro, ma di non riuscire a vederlo a colpo d’occhio? Se sai esattamente in quale campo cercarlo, puoi applicare il filtro e digitare nella barra che compare il nome da ricercare.
Se invece non conosci in quale colonna si trova il nome desiderato, puoi utilizzare l’utilissima funzione Trova. Prima di farlo occorrerà selezionare tutte le celle compilate del foglio, per evitare di cercare qualcosa in tutte le parti del foglio.
La scorciatoia per aprire questa funzione è CTRL+F. Questa funzione si chiama trova e sostituisci perché oltre a trovare un elemento è anche possibile trovarlo e sostituirlo con qualcos’altro.
5) Copia e Incolla Speciale
Lo sapevi che il famoso Copia&Incolla, alias CTRL+C; CTRL+ V può essere utilizzato per copiare anche altro oltre al valore di una singola cella? Dopo aver infatti copiato il tasto Copia (CTRL+C), Excel offre la possibilità di incollare non solo il contenuto, ma anche di copiare e incollare molto altro. Prova a premere CTRL+ALT+V (o se sei più comodo con il mouse a selezionare Incolla Speciale) e ti comparirà questa schermata:
Puoi scegliere di incollare:
A) Formule: permette di incollare le formule di una cella anche in un’altra (ovviamente i riferimenti si trasleranno di quante celle si sta traslando con la formula)
B) Valori: permette di incollare solo il valore della cella che si sta copiando (senza eventuali formule o formattazioni)
C) Formati: incolla solo il formato di una cella quale colore, formattazione, ecc.
D) Note: incolla le note presenti in una cella (nota bene: per inserire una nota, o commento basta premere tasto destro, Inserisci Commento e comparirà dunque una sorta di post-it in cui scrivere)
E) Convalida: Excel permette di creare comodi menù a tendina tramite la funzione Convalida Dati. Dal menù Dati -> Convalida Dati -> selezionare Elenco e da qui, alla voce Origine, selezionare i dati che desideri convalidare e rendere disponibili dal menù a tendina.
Una volta fatta tutta questa fatica, grazie al comando Incolla Convalida puoi copiare la Lista creata in tutte le celle in cui è necessario averla.
- Incollare formattazione e formati: nella parte in alto a destra del menù Incolla Valori, si trovano varie combinazioni per incollare solo alcuni formati, solo la larghezza delle colonne, delle righe e simili.
- Operazioni: è possibile agire anche sul contenuto della cella in cui si sta incollando qualcosa, ad esempio, operare una moltiplicazione, sottrazione, divisione o addizione anche tramite la funzione Excel Incolla Speciale.
Esempio: vuoi dividere per 100 un elenco di numeri. Puoi creare una nuova colonna a fianco e fare l’operazione che ti serve. Oppure scrivere 100 in una cella a parte, copiare il 100 e Incollare Speciale, selezionare tutte le celle che desideri dividere per 100 e tramite l’Incolla Speciale – dividi, tutte le celle saranno divise per 100, senza formule visibili.
F) Salta Celle Vuote: è possibile incollare un elenco di valori contenenti degli spazi vuoti sopra un altro elenco senza sovrascriverlo del tutto, ecco un esempio:
Senza l’uso della funzione Salta Celle vuote, il risultato della colonna B diventerebbe uguale alla colonna A. Utilizzando questa funzione invece, copierai i valori della colonna A alla colonna B saltando i vuoti della colonna A e mantenendo ciò che è già esistente nella colonna B.
G) Trasponi: Infine, si può incollare qualcosa da verticale ad orizzontale utilizzando la funzione Incolla Speciale -> Trasponi
6) Funzioni Excel, muoversi con le frecce all’interno del foglio e tra i fogli
Lo sai che puoi risparmiare davvero tanto tantissimo tempo muovendoti all’interno del foglio elettronico utilizzando le frecce? Puoi farlo, invece di scorrere per minuti interminabili con il mouse sulle barre di scorrimento. Basta selezionare il punto di partenza e poi:
- CTRL+ALT + ↓: per muoversi tutto in basso (ossia fino all’ultima cella in basso piena)
- CTRL+ ALT + ↑: per muoversi tutto in alto (ossia fino all’ultima cella in alto piena)
- CTRL+ ALT + →: per spostarsi a destra (ossia fino all’ultima cella a destra piena)
- CTRL+ ALT + ←: per spostarsi a destra (ossia fino all’ultima cella a sinistra piena)
- CTRL+ ALT+ Fine: per spostarsi fino all’ultima cella piena in basso a sinistra
- CTRL+ Pag ↑| CTRL + Pag↓: per spostarsi da un foglio all’altro del file, con la freccia su ci si sposta a sinistra e con la freccia giù a destra
- ALT + TAB (↹): per spostarsi da un file all’altro (non solo in Excel)
Leggi anche Come fare un preventivo corretto
Come vedi, a volte bastano solo piccoli accorgimenti e questa piccola guida alle funzioni Excel, per accorciare le proprie giornate passate su questo tool. In questo modo potrai lavorare in modo molto più efficace e produttivo.
Guest post a cura di Maria Elena Marciano
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