Come organizzare il Lavoro: le 3 migliori Alternative ad Asana per il Project Management

come organizzare il lavoro project managementSia che tu abbia un ufficio fisico e un team in stanze attigue, sia che tu abbia un ufficio virtuale con un team di collaboratori freelance da remoto, una delle tue priorità è pensare a come organizzare il lavoro. Esistono per fortuna dei software di gestione, molti dei quali completamente gratuiti, che aiutano te e la tua squadra (ovunque siate fisicamente) a gestire bene tutti i progetti. Senza dimenticanze. Ecco le tre alternative al noto tool di project management Asana.

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File Excel, ecco come tradurlo senza perdere la Formattazione

file excel traduzioneSe hai ricevuto un file Excel in un’altra lingua, ad esempio durante uno scambio commerciale nella tua attività, sappi che puoi tradurlo usando il traduttore online senza perdere neanche una riga della formattazione originale. Si tratta di una funzione estremamente utile, per non perdersi in dati tradotti senza senso e, soprattutto, senza un ordine logico con cui leggerli.

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Gestione Clienti efficace? 10 Piattaforme Chatbot da provare

 

chatbot gestione clientiLa rivoluzione dei chatbot è atterrata sul nostro pianeta. I bots ti permettono una gestione clienti efficace rispondendo alle domande, dando suggerimenti personalizzati, creando un funnel completo e molto altro. Per farti due esempi su tutti: ti è mai capitato di ordinare qualcosa dalla app di Starbucks? Se lo hai fatto, avrai notato che è un chatbot a prendersi cura del tuo ordine. Risponde alle tue richieste e ti fa sapere quando il tuo ordine è pronto.

Stessa cosa ha fatto Pizza Hut, la catena internazionale di pizzerie americana, che grazie a Facebook Messenger permette di ordinare velocemente la tua pizza oltre a suggerire le offerte del momento che puoi trovare a prezzi scontati.

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Come formattare un Foglio Word in pochi semplici Passi

formattare un foglio wordSicuramente già conosci e usi il foglio Word per la videoscrittura. Ma sei anche al corrente di come fare per formattarlo? Se in questo momento come formattare un foglio Word è la tua principale chiave di ricerca su Google, ecco le informazioni che ti servono per riuscire nell’intento.

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Come tradurre un PDF: 3 Modi facili e veloci

come tradurre un PDFPotrebbe certamente capitarti nella tua attività professionale di dover trasformare un documento da una lingua ad un’altra. E se ciò che ti hanno inviato è un Portable Document Format? Niente paura, né procedure complicate: ecco come tradurre un PDF facilmente, ad esempio da inglese a italiano.

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Il Cliente ha sempre Ragione? Strategie di Negoziazione per Clienti difficili

il cliente ha sempre ragione“Il cliente ha sempre ragione è un concetto inventato da un cliente” è l’inizio di una frase di un anonimo internauta, diventata sempre più virale e pensiero condiviso da chiunque lavori a contatto con i clienti. Dall’altra parte è il concetto al quale ci appelliamo quando siamo noi ad essere il cliente e abbiamo un diverbio con un venditore. Ma è davvero così? Noi siamo convinti di no, con le giuste strategie di negoziazione è possibile trovare un accordo cosiddetto “win-win” per entrambe le parti, a prescindere dalle caratteristiche del tuo interlocutore.

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Devi comparare due file Excel? Ecco il Modo più veloce per farlo

comparare due file ExcelAnche a chi non usa i fogli di calcolo quotidianamente potrebbe capitare di dover comparare due file Excel.  Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento dai molteplici usi. Non serve solo per tenere contabilità e inventari, si può usare per creare grafici Pivot, per gestire la finanza personale, per risolvere operazioni con il Risolutore. A questo punto, potrebbe presentarsi anche la necessità di dover comparare due file Excel. Potrebbe capitarti di comparare due fogli differenti, salvati in due differenti cartelle. Oppure potrebbe capitarti di dover cercare le differenze tra due file salvati nella stessa cartella. In entrambi i casi, ecco come fare, il tutto in pochi e semplici passi.

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Nuove Frontiere del Design, Cosa sono i Chatbot e come inventarne Uno

cosa sono i chatbot Ci sembra ancora strano, ma gli esperti assicurano che lo useremo sempre più spesso: il “Chatbot” è l‘assistente virtuale capace di ragionare con la sua testa e aiutarci quando abbiamo difficoltà, online e offline. In cambio, prende informazioni sui nostri desideri per poterli soddisfare. Dargli una personalità è la mission delle nuove frontiere del design: ecco cosa sono i Chatbot e come inventarne uno che risponda perfettamente alle esigenze del cliente.

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Lavori come Correttore di Bozze? Ecco 3 Tool per confrontare Testi

correttore di bozze confrontare due testiSe lavori come correttore di bozze freelance e vuoi avere sottomano il prima e il dopo di un file di testo, ecco che ti vengono in aiuto degli strumenti pensati apposta per confrontare due testi. Si tratta senza dubbio di tool utili a chi svolge questo lavoro, anche perché il correttore di bozze ha un ruolo importante all’interno del processo di produzione di contenuti da pubblicare. Questi strumenti per confrontare due testi, però, non si rivolgono solo a chi corregge. Anche un editor o un grafico può avvalersene: alla fine, servono per comparare due versioni di uno stesso file (testo, PDF o addirittura immagini) e vedere a colpo d’occhio quale tra i due è migliore per essere pubblicato. Vediamo nel dettaglio.

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Guida alle 6 principali Funzioni Excel: come risparmiare Tempo e essere più produttivi

funzioni excel guidaChe piaccia o meno, Excel è e rimane ad oggi lo strumento di calcolo più utilizzato a quasi tutti i livelli aziendali. Incubo di chi deve utilizzarlo e lo vede come una macchina infernale, Excel è uno strumento dalle mille risorse e se utilizzato in modo efficace, permette di risparmiare tempo prezioso, essere più produttivi e raggiungere obiettivi migliori nel breve e medio termine. Spesso i suoi usi possono essere confusi, specie se lo si considera come contenitore non ordinato di informazioni, come un taccuino in cui annotare gli appunti ma in cui volendo si possono anche fare due calcoli. Quel che serve è fare un po’ di chiarezza e scoprire le mille funzioni Excel.

 

Creare reportistica ordinata, le 6 funzioni Excel salva-vita

Un conto è usare Excel come una calcolatrice e blocco note portatile. Un conto è usarlo per produrre della reportistica ordinata, in grado di generare risultati sorprendenti. Partiamo dalle basi e scopriamo insieme alcune funzioni fondamentali e salva-vita:

  1. Ordinare alfabeticamente i dati:
  2. Eliminare eventuali doppioni
  3. Applicare i filtri
  4. Trovare un valore all’interno del foglio
  5. Copia e Incolla Speciale
  6. Muoversi con le frecce all’interno del foglio e tra i fogli

 

 

1) Ordinare alfabeticamente i dati

A chi non è capitato di ritrovarsi una lista lunga e disordinata di nominativi e non capirci niente? Per ordinarli in ordine alfabetico (quindi da A a Z, ma anche da Z ad A) basta selezionare il campo da ordinare e dal menù della schermata principale, cliccare su Ordina Dati. Selezionare poi se si vuole ordinare da A a Z (o da Z ad A) e il gioco è fatto.

funzioni excel ordinare

 

2) Eliminare eventuali doppioni

Il lavoro di pulizia dati è fondamentale per partire con qualsiasi tipo di analisi o ragionamento. Dunque è necessario partire da una base senza doppioni. Per eliminarli, partire selezionando la colonna interessata e da Dati -> Strumenti dati individuare questa cella:

excel ordina e filtra

A questo punto Excel ti chiederà se vuoi estendere la selezione oppure no. Significa che il contenuto delle celle a fianco verrà eliminato di conseguenza (se doppione).

In altre parole, se in un elenco di 10 prodotti la colonna A rappresenta il nome prodotto e la colonna B rappresenta l’origine del prodotto, estendendo la selezione anche alla colonna B, il risultato sarà un’univoca combinazione del contenuto delle colonne A e B.

 

3) Applicare i filtri

Poter applicare e rimuovere i filtri è assolutamente fondamentale per procedere in qualsiasi tipo di analisi. Ecco che allora sarà necessario selezionare i campi che desideri filtrare e andare ad applicare o rimuovere il filtro. È possibile applicarlo sia dal menù Home -> Modifica -> Ordina e Filtra

 

 

excel modifica ordina e filtra

Sia dal menù Dati -> Ordina e Filtra

excel ordina e filtra

Se vuoi essere davvero smart e veloce, questo comando è disponibile anche tramite scorciatoia di tasti. Basta infatti selezionare i campi da filtrare e premere CTRL+MAIUSC+L

 

4) Trovare un valore all’interno del foglio

Quante volte ti è capitato di avere elenchi infiniti di righe e di cercare un determinato parametro, ma di non riuscire a vederlo a colpo d’occhio? Se sai esattamente in quale campo cercarlo, puoi applicare il filtro e digitare nella barra che compare il nome da ricercare.

Se invece non conosci in quale colonna si trova il nome desiderato, puoi utilizzare l’utilissima funzione Trova. Prima di farlo occorrerà selezionare tutte le celle compilate del foglio, per evitare di cercare qualcosa in tutte le parti del foglio.

funzioni excel trova e seleziona

excel ordina e filtra

La scorciatoia per aprire questa funzione è CTRL+F. Questa funzione si chiama trova e sostituisci perché oltre a trovare un elemento è anche possibile trovarlo e sostituirlo con qualcos’altro.

5) Copia e Incolla Speciale

Lo sapevi che il famoso Copia&Incolla, alias CTRL+C; CTRL+ V può essere utilizzato per copiare anche altro oltre al valore di una singola cella? Dopo aver infatti copiato il tasto Copia (CTRL+C), Excel offre la possibilità di incollare non solo il contenuto, ma anche di copiare e incollare molto altro. Prova a premere CTRL+ALT+V (o se sei più comodo con il mouse a selezionare Incolla Speciale) e ti comparirà questa schermata:

funzioni excel incolla speciale

Puoi scegliere di incollare:
A) Formule: permette di incollare le formule di una cella anche in un’altra (ovviamente i riferimenti si trasleranno di quante celle si sta traslando con la formula)

B) Valori: permette di incollare solo il valore della cella che si sta copiando (senza eventuali formule o formattazioni)

C) Formati: incolla solo il formato di una cella quale colore, formattazione, ecc.

D) Note: incolla le note presenti in una cella (nota bene: per inserire una nota, o commento basta premere tasto destro, Inserisci Commento e comparirà dunque una sorta di post-it in cui scrivere)

E) Convalida: Excel permette di creare comodi menù a tendina tramite la funzione Convalida Dati. Dal menù Dati -> Convalida Dati -> selezionare Elenco e da qui, alla voce Origine, selezionare i dati che desideri convalidare e rendere disponibili dal menù a tendina.

Una volta fatta tutta questa fatica, grazie al comando Incolla Convalida puoi copiare la Lista creata in tutte le celle in cui è necessario averla.

  • Incollare formattazione e formati: nella parte in alto a destra del menù Incolla Valori, si trovano varie combinazioni per incollare solo alcuni formati, solo la larghezza delle colonne, delle righe e simili.
  • Operazioni: è possibile agire anche sul contenuto della cella in cui si sta incollando qualcosa, ad esempio, operare una moltiplicazione, sottrazione, divisione o addizione anche tramite la funzione Excel Incolla Speciale.

Esempio: vuoi dividere per 100 un elenco di numeri. Puoi creare una nuova colonna a fianco e fare l’operazione che ti serve. Oppure scrivere 100 in una cella a parte, copiare il 100 e Incollare Speciale, selezionare tutte le celle che desideri dividere per 100 e tramite l’Incolla Speciale – dividi, tutte le celle saranno divise per 100, senza formule visibili.

F) Salta Celle Vuote: è possibile incollare un elenco di valori contenenti degli spazi vuoti sopra un altro elenco senza sovrascriverlo del tutto, ecco un esempio:

funzioni excel salta celle vuoteSenza l’uso della funzione Salta Celle vuote, il risultato della colonna B diventerebbe uguale alla colonna A. Utilizzando questa funzione invece, copierai i valori della colonna A alla colonna B saltando i vuoti della colonna A e mantenendo ciò che è già esistente nella colonna B.

funzioni excel salta celle vuote 2

G) Trasponi: Infine, si può incollare qualcosa da verticale ad orizzontale utilizzando la funzione Incolla Speciale -> Trasponi

funzioni excel trasponifunzioni excel trasponi 2

6) Funzioni Excel, muoversi con le frecce all’interno del foglio e tra i fogli

Lo sai che puoi risparmiare davvero tanto tantissimo tempo muovendoti all’interno del foglio elettronico utilizzando le frecce? Puoi farlo, invece di scorrere per minuti interminabili con il mouse sulle barre di scorrimento. Basta selezionare il punto di partenza e poi:

  • CTRL+ALT + ↓: per muoversi tutto in basso (ossia fino all’ultima cella in basso piena)
  • CTRL+ ALT + ↑: per muoversi tutto in alto (ossia fino all’ultima cella in alto piena)
  • CTRL+ ALT + →: per spostarsi a destra (ossia fino all’ultima cella a destra piena)
  • CTRL+ ALT + ←: per spostarsi a destra (ossia fino all’ultima cella a sinistra piena)
  • CTRL+ ALT+ Fine: per spostarsi fino all’ultima cella piena in basso a sinistra
  • CTRL+ Pag ↑| CTRL + Pag↓: per spostarsi da un foglio all’altro del file, con la freccia su ci si sposta a sinistra e con la freccia giù a destra
  • ALT + TAB (): per spostarsi da un file all’altro (non solo in Excel)

Leggi anche Come fare un preventivo corretto

Come vedi, a volte bastano solo piccoli accorgimenti e questa piccola guida alle funzioni Excel, per accorciare le proprie giornate passate su questo tool. In questo modo potrai lavorare in modo molto più efficace e produttivo.

 

Guest post a cura di Maria Elena Marciano