Come tradurre un PDF: 3 Modi facili e veloci

come tradurre un PDFPotrebbe certamente capitarti nella tua attività professionale di dover trasformare un documento da una lingua ad un’altra. E se ciò che ti hanno inviato è un Portable Document Format? Niente paura, né procedure complicate: ecco come tradurre un PDF facilmente, ad esempio da inglese a italiano.

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Il Cliente ha sempre Ragione? Strategie di Negoziazione per Clienti difficili

il cliente ha sempre ragione“Il cliente ha sempre ragione è un concetto inventato da un cliente” è l’inizio di una frase di un anonimo internauta, diventata sempre più virale e pensiero condiviso da chiunque lavori a contatto con i clienti. Dall’altra parte è il concetto al quale ci appelliamo quando siamo noi ad essere il cliente e abbiamo un diverbio con un venditore. Ma è davvero così? Noi siamo convinti di no, con le giuste strategie di negoziazione è possibile trovare un accordo cosiddetto “win-win” per entrambe le parti, a prescindere dalle caratteristiche del tuo interlocutore.

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Devi comparare due file Excel? Ecco il Modo più veloce per farlo

comparare due file ExcelAnche a chi non usa i fogli di calcolo quotidianamente potrebbe capitare di dover comparare due file Excel.  Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento dai molteplici usi. Non serve solo per tenere contabilità e inventari, si può usare per creare grafici Pivot, per gestire la finanza personale, per risolvere operazioni con il Risolutore. A questo punto, potrebbe presentarsi anche la necessità di dover comparare due file Excel. Potrebbe capitarti di comparare due fogli differenti, salvati in due differenti cartelle. Oppure potrebbe capitarti di dover cercare le differenze tra due file salvati nella stessa cartella. In entrambi i casi, ecco come fare, il tutto in pochi e semplici passi.

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Nuove Frontiere del Design, Cosa sono i Chatbot e come inventarne Uno

cosa sono i chatbot Ci sembra ancora strano, ma gli esperti assicurano che lo useremo sempre più spesso: il “Chatbot” è l‘assistente virtuale capace di ragionare con la sua testa e aiutarci quando abbiamo difficoltà, online e offline. In cambio, prende informazioni sui nostri desideri per poterli soddisfare. Dargli una personalità è la mission delle nuove frontiere del design: ecco cosa sono i Chatbot e come inventarne uno che risponda perfettamente alle esigenze del cliente.

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Lavori come Correttore di Bozze? Ecco 3 Tool per confrontare Testi

correttore di bozze confrontare due testiSe lavori come correttore di bozze freelance e vuoi avere sottomano il prima e il dopo di un file di testo, ecco che ti vengono in aiuto degli strumenti pensati apposta per confrontare due testi. Si tratta senza dubbio di tool utili a chi svolge questo lavoro, anche perché il correttore di bozze ha un ruolo importante all’interno del processo di produzione di contenuti da pubblicare. Questi strumenti per confrontare due testi, però, non si rivolgono solo a chi corregge. Anche un editor o un grafico può avvalersene: alla fine, servono per comparare due versioni di uno stesso file (testo, PDF o addirittura immagini) e vedere a colpo d’occhio quale tra i due è migliore per essere pubblicato. Vediamo nel dettaglio.

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Guida alle 6 principali Funzioni Excel: come risparmiare Tempo e essere più produttivi

funzioni excel guidaChe piaccia o meno, Excel è e rimane ad oggi lo strumento di calcolo più utilizzato a quasi tutti i livelli aziendali. Incubo di chi deve utilizzarlo e lo vede come una macchina infernale, Excel è uno strumento dalle mille risorse e se utilizzato in modo efficace, permette di risparmiare tempo prezioso, essere più produttivi e raggiungere obiettivi migliori nel breve e medio termine. Spesso i suoi usi possono essere confusi, specie se lo si considera come contenitore non ordinato di informazioni, come un taccuino in cui annotare gli appunti ma in cui volendo si possono anche fare due calcoli. Quel che serve è fare un po’ di chiarezza e scoprire le mille funzioni Excel.

 

Creare reportistica ordinata, le 6 funzioni Excel salva-vita

Un conto è usare Excel come una calcolatrice e blocco note portatile. Un conto è usarlo per produrre della reportistica ordinata, in grado di generare risultati sorprendenti. Partiamo dalle basi e scopriamo insieme alcune funzioni fondamentali e salva-vita:

  1. Ordinare alfabeticamente i dati:
  2. Eliminare eventuali doppioni
  3. Applicare i filtri
  4. Trovare un valore all’interno del foglio
  5. Copia e Incolla Speciale
  6. Muoversi con le frecce all’interno del foglio e tra i fogli

 

 

1) Ordinare alfabeticamente i dati

A chi non è capitato di ritrovarsi una lista lunga e disordinata di nominativi e non capirci niente? Per ordinarli in ordine alfabetico (quindi da A a Z, ma anche da Z ad A) basta selezionare il campo da ordinare e dal menù della schermata principale, cliccare su Ordina Dati. Selezionare poi se si vuole ordinare da A a Z (o da Z ad A) e il gioco è fatto.

funzioni excel ordinare

 

2) Eliminare eventuali doppioni

Il lavoro di pulizia dati è fondamentale per partire con qualsiasi tipo di analisi o ragionamento. Dunque è necessario partire da una base senza doppioni. Per eliminarli, partire selezionando la colonna interessata e da Dati -> Strumenti dati individuare questa cella:

excel ordina e filtra

A questo punto Excel ti chiederà se vuoi estendere la selezione oppure no. Significa che il contenuto delle celle a fianco verrà eliminato di conseguenza (se doppione).

In altre parole, se in un elenco di 10 prodotti la colonna A rappresenta il nome prodotto e la colonna B rappresenta l’origine del prodotto, estendendo la selezione anche alla colonna B, il risultato sarà un’univoca combinazione del contenuto delle colonne A e B.

 

3) Applicare i filtri

Poter applicare e rimuovere i filtri è assolutamente fondamentale per procedere in qualsiasi tipo di analisi. Ecco che allora sarà necessario selezionare i campi che desideri filtrare e andare ad applicare o rimuovere il filtro. È possibile applicarlo sia dal menù Home -> Modifica -> Ordina e Filtra

 

 

excel modifica ordina e filtra

Sia dal menù Dati -> Ordina e Filtra

excel ordina e filtra

Se vuoi essere davvero smart e veloce, questo comando è disponibile anche tramite scorciatoia di tasti. Basta infatti selezionare i campi da filtrare e premere CTRL+MAIUSC+L

 

4) Trovare un valore all’interno del foglio

Quante volte ti è capitato di avere elenchi infiniti di righe e di cercare un determinato parametro, ma di non riuscire a vederlo a colpo d’occhio? Se sai esattamente in quale campo cercarlo, puoi applicare il filtro e digitare nella barra che compare il nome da ricercare.

Se invece non conosci in quale colonna si trova il nome desiderato, puoi utilizzare l’utilissima funzione Trova. Prima di farlo occorrerà selezionare tutte le celle compilate del foglio, per evitare di cercare qualcosa in tutte le parti del foglio.

funzioni excel trova e seleziona

excel ordina e filtra

La scorciatoia per aprire questa funzione è CTRL+F. Questa funzione si chiama trova e sostituisci perché oltre a trovare un elemento è anche possibile trovarlo e sostituirlo con qualcos’altro.

5) Copia e Incolla Speciale

Lo sapevi che il famoso Copia&Incolla, alias CTRL+C; CTRL+ V può essere utilizzato per copiare anche altro oltre al valore di una singola cella? Dopo aver infatti copiato il tasto Copia (CTRL+C), Excel offre la possibilità di incollare non solo il contenuto, ma anche di copiare e incollare molto altro. Prova a premere CTRL+ALT+V (o se sei più comodo con il mouse a selezionare Incolla Speciale) e ti comparirà questa schermata:

funzioni excel incolla speciale

Puoi scegliere di incollare:
A) Formule: permette di incollare le formule di una cella anche in un’altra (ovviamente i riferimenti si trasleranno di quante celle si sta traslando con la formula)

B) Valori: permette di incollare solo il valore della cella che si sta copiando (senza eventuali formule o formattazioni)

C) Formati: incolla solo il formato di una cella quale colore, formattazione, ecc.

D) Note: incolla le note presenti in una cella (nota bene: per inserire una nota, o commento basta premere tasto destro, Inserisci Commento e comparirà dunque una sorta di post-it in cui scrivere)

E) Convalida: Excel permette di creare comodi menù a tendina tramite la funzione Convalida Dati. Dal menù Dati -> Convalida Dati -> selezionare Elenco e da qui, alla voce Origine, selezionare i dati che desideri convalidare e rendere disponibili dal menù a tendina.

Una volta fatta tutta questa fatica, grazie al comando Incolla Convalida puoi copiare la Lista creata in tutte le celle in cui è necessario averla.

  • Incollare formattazione e formati: nella parte in alto a destra del menù Incolla Valori, si trovano varie combinazioni per incollare solo alcuni formati, solo la larghezza delle colonne, delle righe e simili.
  • Operazioni: è possibile agire anche sul contenuto della cella in cui si sta incollando qualcosa, ad esempio, operare una moltiplicazione, sottrazione, divisione o addizione anche tramite la funzione Excel Incolla Speciale.

Esempio: vuoi dividere per 100 un elenco di numeri. Puoi creare una nuova colonna a fianco e fare l’operazione che ti serve. Oppure scrivere 100 in una cella a parte, copiare il 100 e Incollare Speciale, selezionare tutte le celle che desideri dividere per 100 e tramite l’Incolla Speciale – dividi, tutte le celle saranno divise per 100, senza formule visibili.

F) Salta Celle Vuote: è possibile incollare un elenco di valori contenenti degli spazi vuoti sopra un altro elenco senza sovrascriverlo del tutto, ecco un esempio:

funzioni excel salta celle vuoteSenza l’uso della funzione Salta Celle vuote, il risultato della colonna B diventerebbe uguale alla colonna A. Utilizzando questa funzione invece, copierai i valori della colonna A alla colonna B saltando i vuoti della colonna A e mantenendo ciò che è già esistente nella colonna B.

funzioni excel salta celle vuote 2

G) Trasponi: Infine, si può incollare qualcosa da verticale ad orizzontale utilizzando la funzione Incolla Speciale -> Trasponi

funzioni excel trasponifunzioni excel trasponi 2

6) Funzioni Excel, muoversi con le frecce all’interno del foglio e tra i fogli

Lo sai che puoi risparmiare davvero tanto tantissimo tempo muovendoti all’interno del foglio elettronico utilizzando le frecce? Puoi farlo, invece di scorrere per minuti interminabili con il mouse sulle barre di scorrimento. Basta selezionare il punto di partenza e poi:

  • CTRL+ALT + ↓: per muoversi tutto in basso (ossia fino all’ultima cella in basso piena)
  • CTRL+ ALT + ↑: per muoversi tutto in alto (ossia fino all’ultima cella in alto piena)
  • CTRL+ ALT + →: per spostarsi a destra (ossia fino all’ultima cella a destra piena)
  • CTRL+ ALT + ←: per spostarsi a destra (ossia fino all’ultima cella a sinistra piena)
  • CTRL+ ALT+ Fine: per spostarsi fino all’ultima cella piena in basso a sinistra
  • CTRL+ Pag ↑| CTRL + Pag↓: per spostarsi da un foglio all’altro del file, con la freccia su ci si sposta a sinistra e con la freccia giù a destra
  • ALT + TAB (): per spostarsi da un file all’altro (non solo in Excel)

Leggi anche Come fare un preventivo corretto

Come vedi, a volte bastano solo piccoli accorgimenti e questa piccola guida alle funzioni Excel, per accorciare le proprie giornate passate su questo tool. In questo modo potrai lavorare in modo molto più efficace e produttivo.

 

Guest post a cura di Maria Elena Marciano

 

 

Come fare un Preventivo corretto in poche e semplici Mosse

 

come fare un preventivoStai cercando idee su come fare un preventivo? Il preventivo è una proposta di contratto dove il professionista si impegna ad eseguire la prestazione prevista dal preventivo stesso alla cifra concordata.

Quante volte hai inviato dei preventivi che poi non si sono tramutati in un lavoro? Sicuramente, per preparare un ottimo preventivo ci vuole una giusta dose di esperienza per quantificare bene il lavoro da eseguire. Certamente, devi anche capire bene le esigenze del tuo cliente e quello che si aspetta da te. È consigliabile mettersi nei panni del cliente e quindi, nel compilare un preventivo, ricorda di:

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Lavoro Data Entry, tra gli impieghi più ricercati alla fine dell’anno

lavoro data entryCercare (e, presumibilmente) trovare lavoro a dicembre ti sembra un’attività da scartare? Non è affatto così, non per alcune professioni IT che, invece, in questo periodo sono ricercatissime. Quali? Il lavoro Data Entry, ad esempio. Il merito di questa ricerca “straordinaria” di personale sembra essere dato anche dalla fatturazione elettronica, obbligatoria a partire da gennaio 2019.

Ad li là, quindi, dei lavoratori occasionali stagionali che sono sempre richiesti a ridosso delle festività e alla fine dell’anno, il Data Entry è una professione (di tutto rispetto) che sul mercato è attualmente piuttosto richiesta. E non soltanto in vista della fatturazione elettronica obbligatoria: anche perché è da poco entrato in vigore il GDPR e le aziende (o i professionisti) devono mettersi in “regola” con la nuova normativa.

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Assistente Virtuale: come Gestire i Clienti insoddisfatti. Le Frasi “magiche” e qualche Consiglio per Risolvere il Conflitto

assistente virtuale cliente insoddisfattoSe sei un assistente virtuale e supporti un piccolo customer care o un piccolo e-commerce, prima o poi ti capiterà di dover gestire all’improvviso una chiamata o una chat di un cliente fortemente insoddisfatto, magari proprio mentre sei immerso in tutt’altro.

In genere questa tipologia di cliente inizia la conversazione già con un tono alterato, in alcuni casi anche un po’ scortese e tiene la parola per alcuni minuti. In questa prima fase della comunicazione la loro frustrazione è massima e andrà poi assolutamente abbassata, per poter procedere a individuare una soluzione al problema che l’ha prodotta. Ma prima ascoltalo/leggilo attentamente.

Servono empatia e coinvolgimento per sopperire alla mancanza del vis-a-vis

Ti consiglio di usare questo poco tempo per calarti completamente nella conversazione e iniziare a valutare come puoi aiutare il cliente, facendo al tempo stesso molta attenzione a tutto quello sta dicendo. Perdere un dettaglio o chiedere qualcosa che ti ha già detto lo innervosirebbe ulteriormente. Sempre per lo stesso motivo, meglio anche non interromperlo e assolutamente non invitarlo a calmarsi. Servono piuttosto empatia e coinvolgimento, che dovrai riuscire a manifestare anche senza poter contare sulle espressioni visive.

Leggi anche Segreteria virtuale, ecco 3 consigli utili

Le frasi magiche che calmano il cliente: è questa la sfida da vincere

La sfida qui è proprio quella di restare razionali, senza farsi trascinare nei toni, ma al tempo stesso mostrando un coinvolgimento sincero verso l’esperienza negativa che il cliente sta vivendo. Cerca di rispondere con un tono di voce/conversazione pacato e a far percepire da subito il tuo coinvolgimento, magari con un “Mi dispiace davvero che sia successo questo, in genere non capita, le chiedo scusa“. Se sei al telefono, il tuo tono di voce deve riuscire a rendere il tuo coinvolgimento sincero. Chiedere scusa, anche se non sei stato tu la causa diretta del suo disagio, può essere difficile, ma è necessario: in quel momento tu rappresenti la società per il cliente, anche se sei fisicamente lontano da questa (e con buona probabilità, essendo tu un assistente virtuale, non ci entrerai mai).

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Puoi anche mostrare al cliente di essere dalla sua parte: “Capisco il suo stato d’animo, sono qui per aiutarla“. Una sua pausa, il tono di voce che cambia, una sua frase un po’ più pacata sono segnali il cliente inizia a percepire il tuo coinvolgimento. Se ci sono informazioni mancanti, cruciali per poter gestire al meglio il problema, è questo il momento di chiederle. Quando il cliente ha difficoltà a individuarle, offri un supporto visivo dettagliato: “Trova il suo numero d’ordine in alto a destra sotto il logo” o, meglio ancora, se puoi, cerca tu i dati con le informazioni che il cliente ti può dare.

Concorda prima con la società, le soluzioni da fornire per risolvere la crisi

Una volta che i toni si sono un po’ smorzati e che tutte le informazioni necessarie sono state acquisite, si tratterà di fornire e illustrare un paio di soluzioni tra quelle precedentemente concordate con la società. Qui in alcuni casi è necessario essere fermi e autorevoli sulle soluzioni proposte: è la società che le fornisce, non il cliente. Ad esempio, se il cliente si sta lamentando per una consegna non rispettata o non conforme, puoi proporre le sole soluzioni concordate, che potrebbero essere:

  • la restituzione delle spese di spedizione nel primo caso
  • una nuova spedizione con reso della precedente
  • un rimborso
Come trattare invece i casi estremi, in genere molto rari, in cui proprio il cliente non è assolutamente gestibile, assume un comportamento offensivo o categoricamente non accetta nessuna delle soluzioni concordate proposte? In questi casi, meglio metterlo direttamente in contatto con un responsabile.

Rassicura il cliente che sarai tu a gestire il suo problema fino a completa risoluzione

Una volta che il cliente avrà scelto come essere “risarcito”, è importante che percepisca che il suo problema è davvero stato preso in carico da te e che continuerai a gestirlo tu, finché non sarà completamente risolto. Quindi puoi anticipargli che dopo la telefonata riceverà una tua e-mail, che ti prenderà solo qualche minuto, ma ti risparmierà suoi ulteriori contatti telefonici o via chat. Ovviamente poi si tratterà di gestire la soluzione con il corriere, con l’amministrazione o direttamente. Quando poi avrai avuto conferma della soluzione del problema, potrai inviare un’altra breve e-mail al cliente, anticipandogli che sta per ricevere quanto si aspetta e entro quanto lo riceverà. E continuerai a monitorare l’evoluzione della soluzione. Se nel frattempo il cliente ha lasciato feedback negativi in rete, puoi gestirli ringraziandolo e riportando come il problema è stato gestito e risolto.

Chiedi all’azienda di scrivere insieme delle procedure standard per gestire i clienti insoddisfatti

I clienti insoddisfatti, proprio perché rappresentano una forte criticità per l’immagine della società, richiedono una buona dose di energie e di tempo per essere gestiti. Quindi è importante contenerne il più possibile il numero. Per questo, è fondamentale riportare periodicamente le tipologie di reclamo più frequenti al responsabile di progetto, magari suggerendo alcune possibili procedure che possano contenerne il manifestarsi in futuro. In alcuni casi, individuato il problema, può essere utile anticipare la soluzione ai clienti con l’invio di un’email informativa (magari testandola prima su un numero ristretto di clienti target). Infine, se non è ancora stato fatto, è bene chiedere alla società delle procedure standard per la gestione del cliente insoddisfatto, individuando tutti gli scenari possibili. Meglio anche avere già un testo di email da personalizzare, per velocizzarne l’invio a fine chiamata.

Guest post a cura di Cristina Benfenati

Come Organizzare un Evento: l’Event Planner e le Norme sulla Sicurezza da Rispettare

come organizzare un eventoUn Event Planner deve avere una buona capacità organizzativa, che però serve a poco se non c’è una conoscenza delle regole di sicurezza da rispettare. A partire dai disastrosi eventi di Torino,  in Italia le Autorità di vigilanza sono più attente al rispetto delle norme,  diventate ora più restrittive anche a causa del rischio terrorismo. Ecco come organizzare un evento tenendo conto delle Norme di Sicurezza da rispettare.

 

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