Nei primi mesi del 2019 abbiamo assistito ad una vera e propria innovazione digitale, infatti oggi il modo di emettere fatture ai clienti ha subito una rivoluzione rispetto a pochi anni fa. E’ cambiato il modo di lavorare  sia negli studi di professionisti, che nelle aziende. La carta stampata ed eventuali imbustamenti ha ceduto il passo alle operazioni online di creazione e  conservazione fatture, rendendole celere e ricorrendo all’uso frequente di PC, software che non sono solo dedicati alla gestione corretta di una ordinata contabilità com’era in passato, ma sono anche abilitati a creare una nuova fattura non più cartacea, bensì elettronica.

Come fare una fattura elettronica: la novità è (anche) nella trasmissione con formattazione obbligatoria

L’importante novità è rappresentata dalla nuova modalità di trasmissione della fattura che non segue più le regole tradizionali. Non più, dunque,

• consegna a mano
• tramite raccomandata
• tramite e-mail del documento cartaceo scansionato e trasformato in PDF

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Oggi le fatture si inviano e si ricevono mediante procedure telematiche che trasformano la fattura in formato XML, una estensione che segue una propria formattazione obbligatoria. La fattura creata in XML garantisce l’autenticità del mittente e l’integrità della fattura in quanto non sarà possibile modificarla né manometterla. Inoltre l’apposizione della firma digitale di chi emette il documento contabile consente sia al mittente che al ricevente di ottenere la sicurezza di un file protetto.

Come fare una fattura elettronica: le 3 regole dell’Agenzia delle Entrate

Le nuove fatture elettroniche tra privati vanno predisposte secondo il provvedimento  n. 89757 del 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate che stabilisce le seguenti regole:

• creazione fattura elettronica utilizzando un pc, tablet o smartphone
• trasmissione elettronica della fattura al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SDI) gestita dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di Sogei,
• utilizzo di un software che consente di compilare la fattura in un file dal formato XML, caratterizzato da informazioni specifiche, secondo il formato FatturaPA oggi in vigore DM 55/2013

Formati diversi da XML non saranno ritenuti validi e la fattura emessa si considererà come non inviata al cliente,  con la conseguenza di sanzioni a carico del fornitore che l’ha predisposta e l’impossibilità di detrarre l’Iva a carico del cliente.

Cosa fa il Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio è una piattaforma che fa da tramite tra il mittente e il destinatario e adempie alle seguenti funzioni:

• controlla che la fattura sia compilata correttamente e che contenga i dati obbligatori ai fini fiscali secondo quanto predisposto dall’art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n.633
• verifica che contenga l’indirizzo PEC (posta elettronica certificata) del cliente che le riceverà la fattura.
• controlla che la partita Iva del fornitore e il codice fiscale oppure la partiva Iva del cliente siano autentiche, attive ed esistenti.

In caso di esito positivo dei controlli il SDI provvede a consegnare la fattura al destinatario e a rilasciare una ricevuta di avvenuta ricezione, con data e ora di consegna, del documento al fornitore.

Come fare una fattura elettronica gratis? I tre servizi dell’Agenzia delle Entrate

La fattura può essere predisposta usufruendo di tre servizi gratuiti che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione nei confronti di chi gestisce un numero contenuto di fatture mediante programmi di videoscrittura ovvero su modelli prestampati di carta.

1) Procedura web

Accedendo al suo sito internet nella sezione “Fatture e Corrispettivi”. Per poter usufruire del servizio è necessario avere:

• una connessione ad internet
• credenziali SPID , Sistema Pubblico di Identità Digitale,
• in alternativa, può essere usato, Fisconline/Entratel
• oppure CNS (Carta Nazionale dei Servizi)

Una volta entrati nel portale appariranno delle schermate in cui occorre verificare i dati identificativi fiscali del fornitore che vengono in automatico riportati dall’Anagrafe Tributaria:

• partita Iva
• codice fiscale
• regime contabile
• indirizzo.

Successivamente nella sezione dedicata al cliente occorre inserire il codice destinatario, composto da 7 cifre, che rappresenta l’indirizzo telematico che riceverà le sue fatture.  Alla fine apparirà un’ultima schermata in cui occorre inserire i dati inerenti alla fattura:

• tipologia
• quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato
• ammontare dell’imponibile
• dell’aliquota Iva e dell’imposta.

La fattura così creata sarà salvata nel formato PDF, ma il file da inviare al SdI è quello XML.

 

2) Software di compilazione fattura elettronica

E’ scaricabile su computer direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate nella sezione servizi, software al quale è allegata anche la guida e le istruzioni per l’uso.

 

3) App per tablet e smartphone

denominata FatturAE app scaricabile dagli store Android o Apple, la quale però non può essere usata da società o intermediari, ma solo da ditte individuali e lavoratori autonomi che possiedono già le credenziali Entratel, Fisconline o identità digitale SPID. E’ possibile creare fatture elettroniche velocemente acquisendo le informazioni anagrafiche del cliente con partita Iva attraverso il QR-Code.  L’unico limite di questa app è che non può importare, visualizzare e inviare una fattura predisposta precedentemente. A tale scopo occorre usare un software diverso dall’app.

 

Ulteriori risorse: altre 3 app gratis (o quasi) che rispettano gli standard XML

In aggiunta  ai software messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ve ne sono altri in commercio che rispettano le regole dettate sulla Fatturazione elettronica Specifiche tecniche.

1) Fatture1click

è un’app  per Android e iOS che consente di ricevere tutte le fatture della tua attività, a prescindere dal numero, sul tuo smartphone, senza sostenere costi. Dopo aver scaricato l’app dovrai  inserire il codice destinatario: OCCDHSV, uguale per tutti, sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre potrai anche emettere le tue fatture direttamente dall’app e pagherai solo le fatture realmente emesse senza sostenere alcun costo di abbonamento. Attenzione: la app è gratuita (anche se alcune funzionalità, come l’invio automatico dei file XML al commercialista non sono abilitate), mentre la soluzione software per PC è a pagamento.

E’ possibile con XML Free Viewer di Fatture1click allegare nell’apposita sezione il file di fattura per visualizzare il contenuto di una fattura XML direttamente online. Una novità offerta da questa app è la possibilità di richiedere le fatture elettroniche su oltre 5000 stazioni di servizio al termine di un rifornimento e riceverle direttamente sul proprio smartphone.

2) Fattura elettronica 01

E’ una app per Android e iOS che consente di inserire  i dati della fattura sullo smartphone, successivamente verrà generata la fattura elettronica in formato XML pronta per essere scaricata, firmata e inviata. E’ fondamentale avere a disposizione un indirizzo PEC e  la firma digitale. Cos’è gratis e cosa no? Registrandoti, puoi procedere alla creazione del file XML in modo gratuito. Mentre l’invio al Sistema di Interscambio ha il costo di 1 euro a fattura.

3) Fatturaelettronica app

Consente di compilare i dati della fattura scrivendo nell’apposita schermata, premendo invio subito dopo, la fattura verrà consegnata direttamente al destinatario. Penserà ovviamente anche alla generazione del file XML. Le ricevute di consegna del documento fiscale saranno disponibili direttamente nell’app. Infatti, è possibile usufruire di un servizio che ti avvisa della loro ricezione tramite sms e e-mail. Inoltre, è possibile visionare  e scaricare per 10 anni la fattura perché Fatturaelettronica app si occupa anche di conservazione secondo la normativa. Inoltre se  hai creato una fattura in formato XML con un altro software puoi trascinarla nell’app per inviarla e conservarla. Cosa è gratis? Un free-trial di 3 mesi, per entrambi i servizi offerti. Poi il prezzo sarà a canone mensile senza obbligo di acquisto. Per il servizio PA+B2B si pagheranno poco meno di 6 euro/mese. Per il servizio solo PA, circa la metà.

In Conclusione: cambiano le modalità di invio/ricezione, il contenuto resta invariato

Possiamo dire che i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee. La novità importante è rappresentata dalla modalità di preparazione fattura, più che dal contenuto, il quale resta invariato. Unica variazione in più: l’introduzione dell’indirizzo telematico presso il quale il cliente desidera che gli venga consegnata la fattura.

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Cambiano anche le modalità di invio e ricezione della fattura, con l’avvento delle procedure telematiche le tradizionali forme di consegna cartacee sono ormai solo un lontano ricordo. I tempi di trasmissione dei dati fiscali e contabili all’Agenzia delle Entrate sono più veloci e prevale una maggiore collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti. Per consentire un unico canale di comunicazione e per agevolare il contrasto agli illeciti tributari.

 

Guest post a cura di Maria Giovanna Caruso