Hai un sacco di dati nel PC o nel tablet, sia personali, sia di lavoro, che non puoi perdere assolutamente? Non bloccare la tua attività, ma scopri come funziona Google Drive per condividere file e immagini, modificarli e archiviarli. Ecco le nostre dritte su come usarlo.

Cos’è Google Drive e perché migliora la tua attività

Ti hanno inserito in un progetto fantastico, in team con persone sparse in tutto il mondo e state per preparare una whiteboard. Oppure un’azienda ti ha ingaggiato per creare un logo o un gadget e lavori su molte bozze, insieme ai clienti. In queste e molte altre occasioni, produci una grande mole di dati, mappe, fotografie, grafiche, fogli di calcolo e informazioni digitali. Sapevi che lavorando con Google Drive registri e proteggi le modifiche sui file anche quando sono fatte in condivisione? Attenzione, non si tratta di un qualsiasi backup online, che replica i dati su disco rigido per il ripristino di emergenza. Questo va certamente bene nei casi in cui succede un disastro che ti fa perdere il tuo lavoro. Ma potresti non avere lo spazio necessario sul PC, soprattutto per grafiche molto pesanti.

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Per cominciare ti diciamo che Google Drive ti fornisce la cosiddetta “archiviazione cloud“. Cioè ti fa produrre e conservare file andando oltre la capienza effettiva del tuo computer fisico o del dispositivo mobile. Insomma, i dati vanno a finire in una nuvola in rete, raggiungibile online da altri dispositivi, autorizzati da te. La comodità è che il team lavora contemporaneamente su file condivisi, aumentandone la grandezza senza problemi. Google ti offre 15 GB di spazio di archiviazione cloud gratuito già in fase di registrazione, diviso tra Google Drive, Google Foto e Gmail. Sincronizzando le tre opzioni salvi in Google Drive anche gli allegati delle e-mail, così non perdi tempo a spostarli manualmente per archiviarli. Dal 2012 ad oggi, per ogni categoria di file, Google Drive ha un convertitore corrispondente a ciascun formato digitale.

Però ci sono dei limiti applicativi. Per esempio:

• i documenti che si convertono nel formato Google Doc possono avere una lunghezza massima di 1,02 milioni di caratteri, mentre la dimensione maggiore è 50 MB
• i fogli di lavoro che si creano o si convertono in Fogli Google, devono avere almeno due milioni di celle
• le whiteboard create o convertite nel generatore di Google Slides possono essere salvate come .ppt, .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx e .potm. e avere dimensioni massime di 100 MB
• tutti gli altri tipi di file devono avere una dimensione pari o inferiore a 5 TB, previo pagamento dello spazio in più che ti è necessario.

Hai già capito cos’è e come funziona Google Drive e che può migliorare la tua attività, togliendoti lo stress da perdita di dati importanti. Leggi di seguito quel che c’è da sapere per usarlo.

Come funziona Google Drive per condividere file e dati

Dopo aver letto tutte le possibilità che dà agli editor online, sei deciso a scoprire come funziona Google Drive per condividere file e dati. Usarlo è semplice, basta seguire alcune dritte che ti diamo:

• fai l’iscrizione sul sito  Google creando un account, se non lo hai ancora. Basta inserire i dati personali e quelli per la sicurezza. L’operazione è necessaria per accedere a Drive, a Gmail, a Google Play e molti altri servizi Google che sincronizzi tra loro, dando l’assenso nella finestra apposita
•  se l’operazione è andata a buon fine hai subito diritto ai 15 GB di spazio gratuito accedendo da browser o da dispositivo mobile.

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A questo punto valuta gli strumenti tecnologici più comodi per i tuoi obbiettivi di lavoro e scegli l’uso migliore tra due opzioni possibili.

Come usare Google Drive, le due opzioni

1) Se lavori su PC in ufficio o da remoto

Accedi con i principali browser quali Chrome, Firefox, Microsoft Edge e Safari, usando le credenziali del tuo account Google. Appena effettuato l’accesso, sul lato sinistro hai le opzioni che ti servono:

• con Risorse del computer vedi quali sono i computer collegati in rete col tuo. Attenzione, la rete aziendale può essere estesa a tutto il pianeta: è questo il bello di Google Drive
• con I miei file, controlli che ci siano i dati che ti hanno inviato via email o hai caricato. Accertati che puoi lavorarci. Cliccando sulla scheda vedi subito le sottocartelle. Con doppio clic su una sotto cartella esegui il drill-down per accedere ai file e alle sotto cartelle aggiuntive contenute all’interno. Puoi cambiargli posizione trascinandole e rilasciandole. Facendo clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi oggetto, accedi al menu proprietà che lo riguarda
• condividi i file col team: sempre nella  scheda I miei file, condividi qualsiasi cartella o file creando semplicemente un link. Cliccandoci su, qualsiasi membro del team collegato con te li visualizza e ci lavora dal suo computer, basta che tu gli dia l’autorizzazione. Le modifiche vengono salvate automaticamente. Ricorda che, mentre lavori in condivisione, la posizione di ogni editor è evidenziata con un colore o un cursore personale. Se dirigi tu il progetto, puoi comunicare al sistema le task consentite ad ogni utente, attraverso vari gradi di autorizzazioni. Ad esempio, se X ha solo il compito di aggiungere una slide a tema ad una whiteboard già completa, gli consenti quell’unica operazione. Se poi pensi che debba anche occuparsi dell’ottimizzazione, gli dai il via libera anche per questa task
• con l’opzione Condivisi con me accedi ai dati in comune con il team di lavoro, per leggerli e controllarli, anche mentre ci lavorano. Qui trovi anche la sezione Google foto e puoi acquistare altra memoria, se non dovesse bastarti
• l’opzione Google Docs è tra le più usate, inclusa nella suite di Google Office, insieme a:

1. Fogli Google: per fare i preventivi di spesa ai clienti
2. Presentazioni Google: per slide-show
3. Moduli Google: per sondaggi e insight. Puoi lasciare commenti a margine, assegnare elementi di azione ad altri, apportare e suggerire modifiche

2) Se lavori via app su smatphone

Android è statisticamente il preferito dagli utenti, che ottengono l’accesso a mezzo app installata di default. Se per caso l’hai eliminata dal dispositivo, puoi reinstallarla con Google Play Store. Aprendola accedi a Google Drive usando le opzioni:

• barra di ricerca rapida per i file, in alto sul display, con un comando di accesso rapido a quelli caricati o modificati di recente
• col pulsante + carichi nuovi dati sul dispositivo, scansioni immagini e crei nuovi doc, fogli di calcolo, slide show Google
• i dati finiscono anche qui nelle cartelle condivisibili, che si possono aprire grazie ad un link. Risulta molto comoda l’opzione che le aggiunge alla schermata principale del telefono per un accesso fulmineo
• l’uso di Google Foto richiede una seconda app: serve per sfogliarle, classificarle e creare album. Se smarrisci il telefono niente paura: l’app invia automaticamente le foto sul cloud, conservandole in rete. Questo serve anche a  fare spazio alle nuove immagini, liberando grosse fette di memoria del dispositivo

Conclusioni

Ricapitolando, Google Drive ti consente di lavorare con colleghi o con clienti geo-localizzati in qualsiasi parte del mondo, decidendo chi modifica e cosa. Ti offre uno spazio online immenso, dove conservi per sempre i tuoi file. Insomma, è fatta a posta per un freelance di successo!