Gestione Mail: come organizzarsi in Ufficio e aumentare la Produttività

Gestione Mail: come organizzarsi in Ufficio e aumentare la Produttività

gestione mail

Vuoi sapere come organizzarti al meglio in ufficio per la gestione mail e posta varia? Allora leggi qui di seguito i nostri consigli per essere sempre “sul pezzo”, anche quando gestisci un team di collaboratori esterni, un ventaglio variegato di clienti e lavori spesso via mobile.

Gestione mail, (breve) guida ai principali client

Avrai sicuramente sentito parlare (e probabilmente lo userai anche di già) del client di posta elettronica, spesso chiamato anche gestionale mail. “Un client di posta è un programma che consente di gestire la composizione e l’organizzazione di messaggi di posta elettronica da parte dell’utente del servizio, nonché la ricezione e la trasmissione da e verso un server di posta” (Wikipedia).

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Sul tuo computer e sul tuo smartphone avrai sicuramente installato uno di questi client di posta, per non dover aprire ogni volta il browser internet e accedere alla tua casella di webmail.

Tra i più noti client potresti usare o avere usato uno tra questi:

  • Mozilla Thunderbird multi piattaforma
  • Microsoft Outlook per Windows, macOS
  • Mail per macOS, iOS e watchOS
  • Outlook Express per Windows
  • Windows Live Mail per Windows
  • Evolution multi piattaforma
  • Pegasus Mail Win32
  • Lotus Notes

Ne esistono ovviamente molti altri (eMClient, Touch Mail, Mailbird, ecc). Ma in generale, questi programmi scaricano la posta in arrivo direttamente sul tuo dispositivo e usarli è un bene per almeno due aspetti (che approfondiremo sotto):

  • Ti permette di stabilire dei momenti di consultazione ben predeterminati (scelta consigliata per evitare al lavoro inutili e costanti distrazioni)
  • Ti permette di organizzare e classificare i messaggi di posta per gestirli al meglio.

Gestione mail (e posta in generale): usa le etichette e risparmi tempo

Ci sono due soluzioni con benefici effetti immediati che puoi adottare per una gestione mail ottimizzata e soprattutto efficace.

  • Dedicati dei momenti della giornata ad hoc

Non lasciare il client o il browser con la posta elettronica costantemente aperta. Dedica, piuttosto, dei momenti della tua giornata lavorativa pensati ad hoc per la gestione della posta. Questo ti permetterà di concentrarti meglio sui task che stai svolgendo, senza avere una perenne fonte di distrazione procurata dalle mail che arrivano. Toglierai di mezzo anche l’ansia da prestazione (se ricevi molte mail) e quel senso di inconcludenza che a volte accompagna la fine della giornata lavorativa

  • Usa cartelle, etichette o tag

Un modo veloce e pratico per ottimizzare il tempo dedicato alle mail è l’uso delle cartelle, etichette o tag (a seconda del client di posta che usi). Classificare i messaggi aiuta l’automazione a consegnare nella giusta cartella ciascuna mail in arrivo, proprio come se fosse un postino. Così, a colpo d’occhio, aiutandoti con l’oggetto di ciascuna mail, dovresti essere subito in grado di avere la situazione sotto controllo. Per poi iniziare a leggere e a rispondere, ovviamente rispettando un ordine di priorità e non l’ordine cronologico di arrivo (ma questo è abbastanza scontato!).

Dividi la tua casella mail in cartelle (puoi aggiungerne altre, oltre a quelle impostate di default). Ti consigliamo, in accordo con Fabrizio Diluca, Marketing Stategist e imprenditore, di avere solo due cartelle “personalizzate”:

  • Cartella “Importanti”
  • Cartella “Da leggere”

Perché le azioni che puoi fare quando apri la posta elettronica sono, sostanzialmente, solo quattro:

  • Cancellare le mail che non ti interessano
  • Processare quelle urgenti o che riesci a fare nella attuale sessione di gestione mail
  • Archiviare le mail che non richiedono un tuo intervento diretto, ma che vuoi conservare
  • Inserire nella cartella “da leggere” quelle che richiedono il tuo intervento ma non è urgente

Se usi Gmail, sappi che puoi aiutarti anche con le etichette per organizzare al meglio i messaggi di posta elettronica che ricevi. Ecco per te una piccola guida YouTube a riguardo.

La posta cartacea – per chi ne fa ancora largo uso – funziona nello stesso modo. Crea nel tuo ufficio delle cartelline fisiche (se devi smistarla da solo) e inserisci le buste ancora chiuse in ciascuna di esse, cestino compreso.

Gestione mail: sincronizza i tuoi dispositivi per non fare confusione

La sincronizzazione della posta sui vari dispositivi che usi oggi è fondamentale. Poiché viviamo tutti la nostra giornata lavorativa un po’ in ufficio e un po’ in mobilità, è tassativo che i dispositivi risultino sincronizzati. Pena l’ingenerarsi di una confusione quasi totale nella gestione mail.

Per sincronizzare la posta sui vari dispositivi devi usare il protocollo IMAP e non il POP 3 quando completi la configurazione sul tuo dispositivo (dopo aver scaricato la app del client di posta). Se invece controlli le mail accedendo direttamente alla webmail via browser non devi fare/impostare nulla. Ma di solito tutti noi preferiamo avere un client di posta elettronica da consultare.

Usando il protocollo IMAP, il contenuto della casella di posta sarà identico e sincronizzato su qualunque dispositivo in tempo reale. Così come il contenuto della posta inviata sarà identico. Praticamente, grazie a IMAP, tutti i messaggi e le cartelle che fanno capo allo stesso account vengono sincronizzate con il server. Così non dovrai andare a cercare quale messaggio hai inviato/letto con quel determinato dispositivo e aggiornarlo a mano (operazione oggi impossibile!).

Di solito la procedura per scaricare un client sul dispositivo e settarlo per la sincronizzazione è una procedura guidata. Ma adesso sai che devi compilare il campo protocollo IMAP e non POP3.

Gestire correttamente le mail aumenta la produttività

Non lo sapevi? E’ proprio così. La ricezione, la lettura e la lavorazione di tutte le mail che riceviamo quotidianamente porta via del tempo prezioso che se non correttamente settato intacca la produttività del singolo e dell’azienda in generale.

Leggi anche I migliori software di project management

Il nostro piccolo consiglio, oltre a quelli scritti sopra, è quello di non usare esclusivamente le mail per taskare dipendenti, collaboratori e clienti dei progetti. Ci sono molti tool per il project management pensati ad hoc. Usarli aiuterà la tua concentrazione e la tua produttività ed eviterà ingorghi mostruosi di mail da gestire.

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