Come organizzare eventi aziendali: 3 regole d’oro

come organizzare eventi aziendali

Sei alla ricerca di come organizzare un evento? Cerchi idee per eventi aziendali originali che facciano impennare la brand awareness? Leggi qui: se sei nel team dell’organizzazione o sei il freelance ingaggiato per l’occasione. Ti spieghiamo le 3 regole d’oro su come organizzare eventi aziendali di sicuro successo.

1) Come organizzare eventi aziendali: Delinea l’obiettivo

L’organizzazione di eventi aziendali non può assolutamente essere improvvisata. Ci vuole una buona dose di studio (a seconda dell’obiettivo che si vuole raggiungere) e una programmazione certosina. La prima regola d’oro è, dunque, quella di definire l’obiettivo. Organizzare eventi corporate è molto importante, perché oltre ad essere un momento di condivisione, consente di:

  • Fare team building, migliorare la motivazione dei lavoratori, premiare il merito
  • Incrementare la brand awareness tra gli stakeholder
  • Entrare in contatto con il territorio (in cui si lavora)
  • Espandere i propri contatti (acquirenti, clienti, fornitori, ecc.).

Per centrare questi obiettivi è necessario pianificare tutto nel dettaglio e non lasciare nulla al caso. Anche perché per realizzare un evento aziendale vengono mosse risorse e personale con uno “sforzo” considerevole per il brand. Di qualunque ordine e grado. La prima cosa da fare dunque è definire l’obiettivo. Che scopo si vuole raggiungere? E’ un evento aziendale interno? Aperto al pubblico? A che tipo di pubblico?

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2) L’evento corporate perfetto? Definisci budget, tema, location e fornitori

Su come organizzare eventi aziendali di successo c’è una nutrita letteratura in rete. Puoi acquistare un libro per approfondire l’argomento, una volta finita la lettura di queste 3 regole d’oro. La regola numero due, è il clou dell’organizzazione. Una volta, infatti, che avrai delineato l’obiettivo (tra i 4 che abbiamo indicato nel precedente paragrafo), bisognerà passare alla fase operativa. La giusta organizzazione di eventi aziendali prevede infatti:

  • Definizione del budget a disposizione
  • Scelta del tema, a seconda dell’obiettivo che si vuole conseguire
  • Scelta della location
  • Ingaggio dei relatori e dei fornitori
  • Definizione e ingaggio del team di organizzazione.

Tutti questi step devono essere fatti in successione senza lasciare nulla al caso. Anzi: bisogna anche prevedere l’imponderabile e avere sempre un piano B per ciascuno dei punti elencati. Compresa una improvvisa riduzione del budget (che speriamo non accada).

3) Ultima regola d’oro: Comunica per avere successo

La comunicazione in un’azienda è fondamentale, anzi è proprio uno dei pilasti portanti. Lo è anche il modo di comunicare un evento aziendale. Se non adeguatamente sponsorizzato, infatti, l’evento rischia di passare in sordina, vanificando gli sforzi fatti per organizzarlo e mancando gli obiettivi.

Inviare degli inviti cartacei o digitali è una soluzione, ma funziona bene solo se l’evento è circoscritto e l’elenco degli invitati è ristretto. Per eventi su larga scala, che coinvolgano i diversi stakeholder, sarà necessario comunicare diversamente. Come? Pensando in grande e usando tutti i canali di comunicazione a disposizione (in base alla target audience). In altre parole:

  • Crea una pagina apposita sul sito istituzionale per informare dell’evento. Sarà una landing page dedicata
  • Promuovi l’evento su tutti i social aziendali
  • Invia l’invito e successivamente un promemoria sfruttando la mailing list aziendale
  • Crea un video promo e chiedi ai follower di condividerlo
  • Prepara un press book se è previsto l’invito a giornalisti e fai un po’ di ufficio stampa.

Per fare questo, naturalmente, ci vuole tempo, una buona pianificazione e un team di supporto. In qualità di organizzatore dell’evento sarai chiamato a interfacciarti con:

  • Reparto comunicazione dell’azienda (se previsto)
  • Social media manager
  • Web master
  • Grafici
  • Fotografi e videomaker (eventualmente ingaggiati in fase pre-evento e per seguire l’evento stesso se previsto).

Alcune di queste professionalità, se non presenti in azienda, andranno ingaggiate in outsourcing per tempo. Un ultimo consiglio: la comunicazione deve essere coordinata, altrimenti si rischia la confusione. Soprattutto se l’approccio è multimediale. Quindi:

  • Crea un hashtag dell’evento e usa solamente quello in ogni contesto
  • Crea dei contatti ad hoc sui quali far convergere le partecipazioni (una mail dedicata, un numero di telefono, un canale WhatsApp o Telegram)
  • Crea un’unica veste grafica per tutta la parte comunicativa. Banner, newsletter, inviti cartacei, landing page, social post. Ricordati di inserire sempre i contatti, il logo dell’azienda e l‘hashtag prescelto.

Leggi anche Immagine coordinata: ecco come costruirla e cosa non lasciarsi sfuggire

Adesso sai come organizzare un evento aziendale affinché sia davvero perfetto. Avrai bisogno di tempo e di una squadra di freelance con competenze specifiche che ti supporti per lavorare al meglio. E se sei a corto di collaboratori, trovali subito qui su AddLance.

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