Come Organizzare un Evento: l’Event Planner e le Norme sulla Sicurezza da Rispettare

come organizzare un eventoUn Event Planner deve avere una buona capacità organizzativa, che però serve a poco se non c’è una conoscenza delle regole di sicurezza da rispettare. A partire dai disastrosi eventi di Torino,  in Italia le Autorità di vigilanza sono più attente al rispetto delle norme,  diventate ora più restrittive anche a causa del rischio terrorismo. Ecco come organizzare un evento tenendo conto delle Norme di Sicurezza da rispettare.

 

Come organizzare un evento all’aperto: perché fidarsi di un Event Planner

L’Event Planner è una figura indispensabile per organizzare un evento: infatti l’improvvisazione rischia di dare una cattiva pubblicità al brand o al personaggio che ne sono i protagonisti. Varie sono le soluzioni per celebrare un prodotto, una ricorrenza, un artista, organizzando un evento al chiuso o all’aperto: il lavoro di un bravo Event Planner può cambiare la sorte di un’azienda o di una carriera. Ma, attenzione a prevedere tutto nei minimi dettagli: nulla va lasciato al caso, meno che mai le norme sulla sicurezza.

Se venisse meno il rispetto di queste regole, infatti, l’evento si trasformerebbe in un disastro, come è accaduto a Torino in piazza San Carlo nel 2017, durante la proiezione pubblica di una partita di calcio, nel corso della quale si sono avuti ben 1527 feriti per un banale episodio di panico. Vediamo quali sono le norme di sicurezza che un Event Planner deve conoscere oggi e le procedure giuste per decidere come impostare un evento all’aperto o al chiuso.

 

Event Planner e norme di sicurezza da rispettare: quando chiedere i permessi

Che sia al chiuso o all’aperto, pubblico o privato, un evento ha bisogno di essere controllato affinché non si trasformi in un rischio per l’incolumità dei partecipanti. In Italia le Autorità che hanno il compito di controllare il rispetto delle norme di sicurezza sono:

  • La Polizia Urbana (per eventi fino a 200 partecipanti), che fa capo all’Amministrazione del Comune in cui si svolge l’evento
  • I Vigili del Fuoco (per eventi con oltre 200 partecipanti), che fanno capo alla Provincia
  • L’Arma dei Carabinieri, che deve essere avvertita in caso di evento pubblico

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La richiesta del permesso alle Autorità di vigilanza avviene per un evento da tenersi in uno spazio aperto o chiuso che non sia attrezzato per il suo svolgimento. Ad esempio la presentazione di un libro all’interno di un edificio storico, un vernissage o un concerto in un giardino o un parco, oppure uno spettacolo in una piazza o una convention su un terrazzo di un albergo. Nel caso invece l’evento in questione si svolga all’interno di uno spazio opportunamente progettato e attrezzato, basta comunicarne semplicemente lo svolgimento alle Autorità. Ad esempio, se stai organizzando una convention aziendale in un teatro o una competizione sportiva di beneficenza in uno stadio o un corso di formazione nella sala congressi di un albergo, poi stare tranquillo, perché queste strutture sono state progettate, costruite e collaudate proprio in base ai criteri di sicurezza vigenti, ed godono già dei permessi giusti per lo svolgimento degli eventi.

 

Le Norme di sicurezza da rispettare per organizzare un evento

Sia per gli edifici e gli spazi già attrezzati, sia per quelli non attrezzati, per svolgere l’evento che stai organizzando il riferimento legislativo è il DM 19.08.1996 “Approvazione delle regola tecnica di prevenzione incendi per la progettazione, costruzione ed esercizio dei locali di intrattenimento e di pubblico spettacolo”. Ecco i primi passi da fare:

  • Decidi se l’evento è al chiuso o all’aperto. Al chiuso i vincoli delle vie di fuga, del massimo affollamento e della protezione dagli incendi saranno più rigidi. All’aperto, in una piazza o in uno spazio pubblico saranno più elastiche.
  • Stabilisci se l’evento avrà più o meno di 200 partecipanti, compresi gli addetti,  per sapere se dovrai interagire con i Vigili Urbani o con i Vigili del Fuoco. La procedura di rilascio del permesso infatti, ha una tempistica diversa nei due casi.

Stabiliti questi aspetti, metti insieme una descrizione dettagliata in cui illustrerai:

  • La tipologia: convegno, concerto, sfilata, presentazione, saggio ginnico, mostra…
  • Le modalità di svolgimento: dovrai riportare con precisione gli orari, dall’allestimento fino alla fase di smontaggio di eventuali attrezzature, ovviamente includendo l’orario dell’evento stesso.
  • Le strutture e gli impianti utilizzati, il loro materiale, le misure, la resistenza al fuoco. Puoi procurarti facilmente le info dalle ditte ingaggiate e dagli installatori del palco, delle sedie, delle scenografie.
  • Numero di addetti al monitoraggio degli accessi, cioè i collaboratori che ti aiuteranno a gestire la sicurezza nell’evento, di cui dovrai fornire generalità e ruolo.
  • Dispositivi di prevenzione e spegnimento incendi: se nel luogo dove tieni l’evento mancano, dovrai sopperire con estintori portatili a noleggio, posizionati nei punti critici.
  • Dispositivi per l’esodo: danno la possibilità di fuggire in più direzioni al pubblico in caso di pericolo o anche di panico. Questa fuga, detta anche “esodo”, vale sia per gli spazi chiusi che aperti e non deve mai danneggiare le persone. Quindi valuta se nello spazio o nel locale dove tieni l’evento ci siano almeno due percorsi di fuga larghi 60-80 cm e totalmente sgombri da ostacoli, che portino verso uscite che danno su uno spazio sicuro, dove non passano auto. 
  • Le caratteristiche dei servizi come la fornitura di acqua potabile, i servizi igienici, la raccolta differenziata dei rifiuti. Nota bene: dopo gli incidenti di Torino all’aperto non è possibile tenere con sé durante l’evento bottiglie di vetro o di plastica, né zainetti. Inoltre avrai bisogno del giusto numero di wc, sia all’aperto sia al chiuso, compreso quello riservato ai portatori di handicap.

 

Eventi e norme di sicurezza da rispettare: come presentare i documenti richiesti

Prima di inviare i documenti richiesti, ti consigliamo di fare uno o due sopralluoghi sul posto, se il tuo evento si svolge in uno spazio pubblico aperto. All’ultimo momento infatti potresti avere qualche sorpresa sgradita che ti impedisce di ottenere i permessi. Una potrebbe essere la presenza in piazza di un parcheggio a pagamento, che a volte non può essere sospeso. L’altra, molto più frequente, è la presenza di barriere architettoniche.  Occorre infatti prevedere l’esodo di chi è in difficoltà motoria: non solo i disabili, ma anche  famiglie con passeggini, anziani, persone sovrappeso. La scelta della location dell’evento deve quindi sintonizzarsi sul target dei partecipanti e sulle norme di sicurezza da rispettare.

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Sei pronto per presentare i documenti richiesti alle Autorità: per questo ti occorrerà un geometra, un architetto o un ingegnere che garantisca il rispetto della sicurezza firmando una relazione di accompagnamento alla tua richiesta di autorizzazione di P.S. ai sensi degli artt. 68 e 80 del T.U.L.P.S. ai Vigili Urbani, di cui ogni Comune ha in dotazione i moduli, scaricabili dal sito.

Se ti sembra difficile affrontare da solo l’organizzazione di un evento, scegli un Event Planner che possa aiutarti a rispettare le norme di sicurezza: meglio non correre rischi!

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