Il Data Entry online è letteralmente il lavoro di inserimento dei dati in sistema informatico (o computer).

Né più né meno.

Questa guida veloce è pensata sia per chi ne ha bisogno, sia per chi lo fa, e ti spiegherà brevemente ciò che c’è da sapere e qualche utile trucco.

Ecco cosa scoprirai:

• L’operatore Data Entry: chi è e come trovarne uno (anche online)
• Perché ingaggiare un operatore di Data Entry? Ne ho proprio bisogno?
• Fare il Data Entry da casa: 3 regole d’oro

 

L’operatore Data Entry: chi è e come trovarne uno, anche online

Alcune volte i dati vengono inseriti nel sistema informatico attraverso delle automazioni come il completamento semiautomatico, oppure la lettura ottica o software per il riconoscimento del parlato.

Possono essere usati anche file Comma-separated values o formati come XML (standard) per il trasferimento di file di dati tra differenti programmi.

Altre volte, invece, l’inserimento avviene del tutto manualmente tramite un operatore.

L’operatore viene lui stesso comunemente chiamato Data Entry.

L’operatore Data Entry o semplicemente Data Entry è generalmente un diplomato o un laureato triennale che ha dimestichezza con il computer e soprattutto con alcuni applicativi: fogli di calcolo (come Microsoft Excel, ad esempio), database e word processor.  È rapido e preciso e mostra di avere abilità nel customer service.

Trovarne uno online che lavori per te come freelance è utile se hai dei dati cartacei, ad esempio di tuoi clienti, che vuoi trasferire su un database elettronico. Oppure se hai dei dati anagrafici, di clienti o fornitori, che vuoi riorganizzare in modo univoco per essere a portata di mano o per svolgere delle analisi o ricerche di mercato (che normalmente non fa il Data Entry).

Oppure ancora, se hai bisogno di scrivere degli annunci online, magari su diverse piattaforme e non hai tempo per farlo di persona o far farlo alla tua segretaria.

Qualunque sia il motivo per cui lo cerchi, ingaggiare un Data Entry freelance ha i suoi vantaggi:

• Permette il cosiddetto Outsourcing: ovvero esternare delle attività aziendali, risparmiando sui costi
• Permette un utilizzo flessibile del servizio: ingaggio un freelance solo quando mi serve
• Permette di concordare con il professionista prescelto il corrispettivo del lavoro

 

Perché ingaggiare un operatore di Data Entry? Ne ho proprio bisogno?

Magari stai pensando che il Data Entry sia appannaggio solo delle ditte di trasporti, che gestiscono una grande quantità di dati tra spedizioni, bolle, documenti di trasporto e via discorrendo.

Non è proprio così.

Anche una piccola o media impresa può aver bisogno di un Data Entry per organizzare i propri dati.

Soprattutto se si occupa di e-commerce o ha comunque a che fare con dati di clienti.

Anche i professionisti possono averne bisogno.

Commercialisti, medici che lavorano in libera professione, ingegneri.

Figure che vengono ogni giorno a contatto con decine se non centinaia di dati, magari spesso appuntati solo su carta, possono aver bisogno di un operatore Data Entry che lavori come freelance per loro.

Un Data Entry che digitalizzi tutti gli archivi o l’anagrafica dei clienti, che ottimizzi la gestione mail.

Ecco perché oggi più che mai questo lavoro è richiesto e può essere esternalizzato (Outsourcing, come abbiamo spiegato) con un vantaggio in termini economici.

Fino a qui abbiamo parlato solo di dati.

Maneggiare, trasferire, schedare dati.

Il Data Entry, specie se freelance, nel 2017 fa anche molto altro.

Ad esempio può curare i cataloghi di un negozio (virtuale o fisico).

Può reperire il materiale fotografico, ottimizzare le foto perché i clienti comprano prima con gli occhi e poi con il denaro, può fare Data Entry con un occhio alla SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca), soprattutto se si tratta di descrizione di prodotti.

 

Fare il Data Entry da casa: 3 regole d’oro

I vantaggi di ingaggiare un Data Entry non sono ovviamente solo per l’azienda o il professionista che lo necessita.

Esistono indubbi vantaggi anche per il freelance stesso.

Se si ha dimestichezza con la lingua inglese e con i principali software gestionali  (di solito sono richiesti i più comuni), si può aspirare a candidarsi come operatore Data Entry freelance.

Proviamo a riassumere i vantaggi di lavorare come operatore di Data Entry:

• Lavoro online, da casa
• Prendere diversi incarichi, a seconda del proprio tempo e della propria competenza, sommando i compensi
• Concordare con il committente il proprio compenso

In effetti, per lavorare come Data Entry è sufficiente possedere un computer con una connessione a Internet ed eventualmente una stampante.

Installare poi software o applicazioni utili (come Outlook per organizzare i contatti con il committente, Skype per le video conferenze, WhatsApp per le comunicazioni rapide) è sicuramente una scelta consigliata e che paga in termini di efficienza.

Perché è vero che lavori da casa e online, ma sei pur sempre stato ingaggiato da qualcuno che ti retribuisce e si aspetta l’esecuzione di un lavoro da te.

Se dimostri competenze tecniche e professionali, ma anche affidabilità, serietà, proattività e reattività sarai premiato con una recensione e una maggior possibilità di essere richiamato.

Detto questo, se disponi delle competenze necessarie, ti puoi candidare al lavoro di Data Entry freelance, tenendo a mente queste 3 regole d’oro:

• Dimostrati professionale. Stabilisci contatti con il tuo committente, riporta regolarmente sul lavoro svolto, installa tutte le applicazioni che possano ottimizzare la corrispondenza con lui
• Ricordati che lavori al terminale, anche se sei a casa tua. Anche tu devi sottostare alle norme sulla sicurezza sul lavoro, ne va della tua performance professionale e della tua salute. Devi in pratica rispettare il Dlgs 626/1994 e il DM numero 244/2000: fare delle pause, assicurarti una postura corretta e una corretta illuminazione della stanza e del monitor per evitare a lungo andare disturbi muscolo-scheletrici e visivi. Esattamente come dovresti fare se fossi in azienda.
• A lavoro ultimato, verifica il pagamento del compenso concordato e poi chiedi al tuo committente una recensione o una referenza sul tuo lavoro. Sono un’ottima pubblicità sul tuo profilo freelance, che potrebbe indurre altri committenti a preferirti rispetto ad altri candidati. Richiedila dunque sempre e poi postatela sul tuo profilo professionale su LinkedIn. Se hai ottenuto il tuo incarico tramite AddLance, il portale per i freelance, clicca su “Richiedi referenze” al committente.

La quarta regola d’oro, va da sé, è implicita ma è forse la più importante.

Candidati ad una ricerca di Data Entry solo se sei veramente preparato. Oggi non è più richiesto solo (o soltanto) il mero inserimento di dati crudi in un database.

Spesso chi richiede i nostri servizi freelance è un e-commerce, con cataloghi da preparare SEO-oriented e dati da ottimizzare per far sì che il committente venga trovato sul web e possa vendere.

Queste, come il foto editing o la scrittura orientata alla SEO, sono competenze trasversali che appartengono al Data Entry 2.0 e che sempre di più possono essere richieste da un possibile committente.