Cos’è il “Segretario / Segretaria Virtuale”

segretaria virtuale

Avete mai avuto la necessità di un assistente che possa supportarvi nell’organizzazione della vostra agenda e che risolva le problematiche organizzative lasciandovi il tempo per concentravi unicamente sul vostro lavoro?

Ed ecco nascere la figura della segretaria tutto fare.

Ma impiegare una persona 40 ore alla settimane può essere oneroso e poco flessibile.

La tecnologia oggigiorno permette una diversa soluzione quella cioè di ingaggiare una segretaria online.

La/il segretaria / segretario virtuale è una persona che svolge le normali funzioni di segreteria mediante un terminale usufruendo delle comunicazioni via web e telefono.

In pratica le classiche funzioni del segretario — gestione di un’agenda, appuntamenti, prenotazioni viaggi, effettuazione di commissioni – vengono svolte a distanza.

Al contrario di un’impiegata/o, le mansioni della segretaria virtuale sono tipicamente pagate a prestazione, cioè si pagano i servizi di cui si ha effettivamente usufruito: per esempio a ore o in base alla quantità di lavoro svolto. Un esempio potrebbe essere la mole di telefonate, appuntamenti e mail gestite.

Dove si svolge l’attività una segretaria virtuale?

Presso un ufficio che può essere esso stesso noleggiato tipo un business center o uno spazio condiviso.

In alternativa la segretaria può svolgere l’attività direttamente da casa cosi da essere molto flessibile sugli orari.

Si parla in tal caso di home office.

Quando conviene questa soluzione?

In genere la adottano le aziende che vogliono snellire la propria struttura riducendo i costi, per esempio in fase di startup, oppure liberi professionisti.

Come si diventa segretaria / segretario virtuale?

È necessario avere una buona organizzazione, capacità di comunicazione e conoscenza lingue straniere.

È possibile proporre il proprio servizio su piattaforme per free-lance come ad esempio AddLance dove i clienti possono facilmente trovare ed conoscere migliaia di professionisti.

È importante, vista la vastità del campo, cercare di specializzarsi, sia puntando ad un determinato target di clienti che proponendo una differenziazione sul servizio ad esempio la conoscenza di una lingua come russo e cinese, oppure servizi di contabilità.

I prezzi?

Quello che generalmente si propone è un costo mensile fisso da 100€ a 200€ per poi applicare un variabile in base al numero di chiamate e servizi.

Per un’attività media bisogna ipotizzare 400€ al mese tasse incluse.

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