Fai analisi dei dati, ricerche di mercato, controllo di gestione per mestiere? Sicuramente conosci i fogli di calcolo. Lavorare in un foglio di calcolo per un controller, un analista, un pianificatore della produzione e per molti altri ruoli aziendali , è la normalità. Per foglio di calcolo si intendono applicativi (Office, Openoffice, ecc.) che permettono di fare calcoli e analizzare numeri. Il più noto ed utilizzato è sicuramente Microsoft Excel.

Ogni giorno, in qualsiasi azienda, qualcuno apre o crea un foglio di calcolo e, chi più chi meno, ne sfrutta le potenzialità arrivando a creare analisi complesse, incrociando dati, riassumendo in tabelle pivot…

E molto spesso commettendo gravi errori.

Il pericolo più grosso nel quale ci si può imbattere in una azienda dove si fa uso intensivo di fogli di calcolo è proprio quello di doversi confrontare con una “non consapevole” mancata conoscenza dello strumento. In molti casi ci si trova di fronte ad enormi file con collegamenti complicatissimi (spesso ad una singola cella), difficili da aprire, da consultare e da aggiornare.

Analisi dei dati: se hai difficoltà ad aprire o aggiornare un foglio di calcolo, fermati. E passa ad altro

Amo Excel e prodotti similari, poiché sono strumenti flessibili, utili e soprattutto presenti su ogni computer. Tuttavia, bisogna essere consapevoli dei limiti dei fogli di calcolo soprattutto se si necessita di analisi di dati complesse. Esistono infatti altri software più adatti alla situazione. Quindi ad un certo punto può capitarti di dover lasciare i fogli di calcolo e di passare ad altro. Altro, naturalmente, può avere tanti nomi a seconda dell’utilizzo finale al quale vuoi arrivare:

• un sistema di CMR
• un vero e proprio gestionale ERP
• un applicativo di Business Intelligence.

In questo articolo, voglio analizzare proprio quest’ultima tipologia di applicativi e cioè quelli che in gergo vengono chiamati B.I., appunto Business Intelligence.

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La scelta nel mercato è molto amplia e le consulenze per l’implementazione di questi sistemi sono richiestissime, ma nel concreto cosa sono? Mi sento di dire, assumendomi la responsabilità su questa mia affermazione, che sono strumenti che non fanno assolutamente niente di più di quello che può fare un foglio di calcolo (ad esempio in Excel) creato da una persona con conoscenze molto approfondite. Questo professionista è in grado di creare un tool per te in modo automatizzato, sicuro, veloce e senza che venga richiesta una particolare preparazione dell’utente finale.

I progetti attuabili con una B.I. sono molteplici ed essenzialmente replicano qualsiasi idea possa venirvi in mente di fare collegando dati:

• Analisi delle vendite
• Analisi di un bilancio
• Valorizzazione di un magazzino
• Stime di budget

Il limite sta solo nella disponibilità delle fonti e nell’utilità dell’analisi.

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Quella che ti darò ora è un’informazione di utilizzo (molto semplice) di alcuni di questi programmi. Serve per darti un’idea di cosa puoi fare per cominciare. Non è importante quale “marchio” scegli, è importante avere idea di cosa puoi e vuoi fare (potenzialmente anche gratis!).

Ecco cosa ti occorre:

• Uno o più fogli di dati (con più di un foglio l’utilità è maggiore)
• Delle “Chiavi” (Voci comuni tra i fogli)
• Idea di che cosa vuoi analizzare
• Un applicativo di B.I.

Per un esempio concreto consiglio l’utilizzo di uno degli strumenti più conosciuti del momento e cioè Qlikview. Non tanto perché sia migliore di altri, quanto perché fornisce la buona occasione di utilizzare il prodotto in versione Desktop (completa ma con limiti di condivisione del file creato) scaricabile in modo gratuito dal sito ufficiale.

Una volta capito cosa vuoi analizzare e come, scarica Qlik gratuitamente in versione Desktop e prepara i fogli che contengono i dati da elaborare. Nel programma Qlink, cliccando su nuovo file, si attiva la creazione guidata del nuovo documento. Con questo sistema si possono ovviamente creare pivot, grafici, tabelle a partire da un solo foglio, ma si possono (anche e soprattutto) incrociare più fonti in maniera semplice. Scoprirai ben presto che caricando due fogli di calcolo con una chiave comune non sarà necessario un Cerca.vert o un Somma.se e i dati fluiranno quasi magicamente in tabelle pivot, senza che tu debba pensare a limiti di pagina, intervalli e via discorrendo. L’unica domanda che ti dovrai porre, ovviamente, è: cosa voglio analizzare? E se i dati possono o meno essere collegati tra loro.

Faccio un esempio che puoi seguire passo passo per incrociare i dati in Qlik a partire da due fogli di calcolo

Partendo da due fogli di calcolo e da un foglio Qlik, voglio effettuare un’analisi delle vendite per paese. Per farlo, seguo la seguente procedura:

• Creo un primo foglio Excel (Fatturato) con 2 colonne: Cliente e Fatturato (inserisco nomi e dati di fantasia)
• Creo un secondo foglio Excel (Anagrafica) con altre 2 colonne: Cliente e Paese (inserisco lo stesso nome dei clienti presenti nel primo file e un paese geografico)
• Apro Qlik e clicco su Nuovo, chiudendo poi la procedura guidata, salvando poi per creare il mio file Qlik
• Vado su File>>Modifica Script
• Seleziono File Tabellari e seleziono il primo file Excel che ho creato (Fatturato). Premendo il tasto Termina mi troverò delle scritte che richiamano i campi e il nome del Faccio la stessa cosa con il secondo file (Anagrafica) e clicco su conferma.
• Adesso vado su File>>Ricarica dati e il mio file Qlik avrà estratto, connesso ed elaborato i dati richiesti.
• Posso anche fare una tabella per vedere i risultati (o un grafico, pivot…). La procedura per la tabella è: Oggetto>>Nuovo oggetto di Lavoro>>Tabella. Aggiungendo i campi Paese, Cliente e Fatturato, pur essendo i dati in due fonti differenti, mi troverò ad avere il fatturato per Paese

Questo è un esempio molto semplice, ma sono sicuro che molti ne apprezzeranno la logica per poi approfondirne la conoscenza ed aggiungere molte altre informazioni utili all’analisi dei dati. Su internet, i forum e i tutorial per Qlikview si trovano facilmente. E anche per altre Business Intelligence (BI) come  per Qlikview ma anche per molte altre BI, OBI di Oracle, Board o Tableau. Si tratta di BI molto utilizzate e con tecnologie importanti che svolgono egregiamente non solo quello che ho scritto in questo post, ma soprattutto l’integrazione di dati provenienti da sistemi diversi per una corretta (e più facile) analisi dei dati.

Guest post a cura di Alberto Vezù