Devi comparare due file Excel? Ecco il Modo più veloce per farlo

comparare due file ExcelAnche a chi non usa i fogli di calcolo quotidianamente potrebbe capitare di dover comparare due file Excel.  Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento dai molteplici usi. Non serve solo per tenere contabilità e inventari, si può usare per creare grafici Pivot, per gestire la finanza personale, per risolvere operazioni con il Risolutore. A questo punto, potrebbe presentarsi anche la necessità di dover comparare due file Excel. Potrebbe capitarti di comparare due fogli differenti, salvati in due differenti cartelle. Oppure potrebbe capitarti di dover cercare le differenze tra due file salvati nella stessa cartella. In entrambi i casi, ecco come fare, il tutto in pochi e semplici passi.

 

Prima di comparare due file Excel, ecco le nozioni base da sapere

comparare due file excel

Gli elementi che compongono un file Excel. Fonte: Powerexcel.it

Per spiegare come raggiungere lo scopo, utilizzeremo una terminologia familiare a chi abitualmente maneggia i fogli di calcolo. Ma chi li pratica poco e cerca solo informazioni su come comparare saltuariamente due file Excel, potrebbe avere difficoltà a seguire le istruzioni. Ecco quindi un breve glossario dei termini (che poi sono gli elementi principali di un foglio di calcolo).

Gli elementi che compongono un foglio di calcolo sono:

  • I fogli veri e propri. Ogni cartella di lavoro può contenere svariati fogli. Per aggiungere alla cartella un foglio in più, basta cliccare sul + in basso
  • Le righe e le colonne. Ogni foglio può contenere tante righe e tante colonne quante ne sono necessarie al progetto su cui si deve lavorare.
  • Le celle. Sono i “quadratini” entro i quali si inserisce il contenuto (e anche le formule per fare operazioni)
  • La barra multifunzione (posizionata in alto, dove sono – così come in Word – visualizzati tutti i comandi principali)
  • La barra della formula. Si trova sotto la barra multifunzione ed è dove inseriremo, appunto, la formula

 

Comparare due file Excel differenti con la modalità “visualizzazione affiancata” in 5 passi

comparare due file Excel visualizzazione affiancata

Comparare due file Excel visualizzazione affiancata. Fonte: Ablebits.com

La modalità di visualizzazione affiancata permette di comparare visivamente due fogli di calcolo differenti, come ad esempio, due versioni di uno stesso inventario o il file prestiti e restituzioni della tua biblioteca scolastica amatoriale.

Leggi anche Guida alle 6 funzioni principali di Excel

In pochi passi, ecco come puoi fare:

  • Apri la prima cartella di lavoro
  • Apri anche la seconda cartella. Dovresti vedere i due file sullo schermo
  • Scegli “visualizza” in una delle due finestre
  • Clicca “affianca”, situato sulla barra multifunzione nel gruppo finestra o “view” se hai la versione inglese del programma
  • A questo punto le due finestre compariranno affiancate sullo schermo, orizzontalmente. Se vuoi cambiare orientamento, passando a verticale, clicca su “disponi tutto” e poi “verticale” premendo su “ok”. Questi comandi li trovi sempre sulla barra multifunzione nel gruppo finestra

Leggi anche Analisi dei dati, se Excel non basta più

 

Comparare due file Excel, alla ricerca delle differenze in 6 mosse

comparare due file Excel usando la formula

Comparare due file Excel usando la formula. Fonte: Ablebits.com

Nel precedente paragrafo abbiamo visto come comparare due fogli di calcolo distinti ponendoli in modalità visualizzazione affiancata. Adesso vediamo come comparare, ad esempio, due copie di uno stesso inventario (salvato su due file Excel diversi) per cercare le differenze tra i due.

  • Apri la cartella di lavoro che contiene i due file Excel. E’ molto importante, per il buon fine di questa operazione, che i due file siano contenuti nella stessa cartella
  • Crea un nuovo foglio di calcolo, premendo + in basso a destra. Si creerà un foglio vuoto.
  • Sulla prima casella in alto a sinistra (A1) del foglio vuoto inserire la seguente formula: =IF(Foglio1!A1<> Foglio2!A1, “Contenuto Foglio_1:” & Foglio1!A1 & ” e Contenuto Foglio_2:” & Foglio2!A1, “”)
  • Selezionare le righe del nuovo foglio fino a coprire tutte le righe dei fogli da confrontare. Ad esempio, se i due file Excel da comparare hanno ciascuno 10 righe, sul nuovo foglio si dovranno selezionare 10 righe (a partire da quella in cui è stata copiata la formula)
  • Fai la stessa operazione per le colonne, spostando il cursore verso destra
  • Finito! Adesso puoi visivamente controllare le differenze di contenuto delle celle, tra il primo e il secondo file Excel.

Usando questa formula, infatti, nel nuovo file Excel verranno riempite solo le celle il cui contenuto – nei due fogli da comparare – non corrisponde assolutamente. Mentre resterà vuota se il contenuto delle celle corrispondenti è identico nei due file da comparare. Comodo no?

 

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