Tecnicamente il Data Entry freelance o non, è il lavoro di inserimento di dati (di diverse tipologie) all’interno di database specifici. L’inserimento avviene in modo manuale o con l’ausilio di software come:

• Tecnologie di lettura ottica
• Software di riconoscimento del parlato
• Sistemi di autocompletamento dei dati inseriti

Tuttavia, il lavoro del Data Entry rimane a carattere “manuale” e per questo la rapidità e la capacità di concentrazione unite ad abilità di customer care sono doti imprescindibili. E’ oggi tra le professioni più richieste, poiché la fase di inserimento (di righe anagrafiche o di codici alfanumerici) è il primo processo di digitalizzazione che consente poi alle altre funzioni aziendali di organizzare e analizzare i dati.

L’INAPP (Istituto Nazionale per l’Analisi delle Politiche Pubbliche) qualche anno fa ha rilevato che il Data Entry è un lavoro molto cercato da giovani lavoratori e da personale femminile, perché in questo settore è maggiore la presenza di contratti part-time e la possibilità di lavorare da remoto.

I 2 grandi errori da evitare se fai il Data Entry freelance (+1 errore se invece sei un’azienda)

L’inserimento dei dati non è un processo infallibile. Gli errori di digitazione (e non solo quelli) possono essere sempre dietro l’angolo e sono un costo che l’azienda deve mettere in conto. Poiché il lavoro di Data Entry è richiesto da un numero sempre crescente di aziende e liberi professionisti, è bene che tu sia a conoscenza del tallone d’Achille di questa attività e come porvi rimedio per non compromettere la buona riuscita della collaborazione.

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Errore 1: Digitazione errata

Tra i problemi più tipici vi è l’inserimento di dati errati. Un mystipe involontario può portare a problemi di breve o addirittura di lungo termine. A cascata, può anche provocare registrazioni errate, informazioni errate e disorganizzazione.

Questo tipo di errore è prevalente in caso di digitazione umana, ovvero quando il processo di Data Entry viene completamente gestito da un operatore. In questo caso, dunque, devi prestare particolare attenzione a:

• Digitare correttamente tutti i numeri
• Inserire correttamente il punto decimanle

Questi piccoli errori, soprattutto se reiterati, possono costare molto all’azienda. Tra i fattori che possono indurre errori umani di digitazione ci sono:

• Stanchezza
• Ritmo (eccessivo) con cui vengono immessi i dati
• Aspetti emotivi
• Gestione del tempo

Errore 2: Formattazione imprecisa o errata

Formattazione errara dei dati: anche le applicazioni software di immissione dati più avanzate possono creare problemi per un’azienda. Una formattazione imprecisa può portare all’inserimento di dati corretti nelle colonne sbagliate. Ad esempio, colonne di dati non organizzati (come inserire più volte il numero di telefono di un cliente) possono mettere a dura prova anche i software di Data Entry, che potrebbero non essere in grado di riconoscere i doppioni e di risolvere le anomalie e le disorganizzazioni.

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Anche il fatto di lasciare vuoti i campi (o record) non utilizzati o utilizzati in modo inappropriato è una pratica che può mettere in difficoltà il software e portare ad una disorganizzazione dei dati digitalizzati. Naturalmente, mantenere sempre aggiornate le applicazioni software di immissione dei dati aiuta a risolvere alcuni di questi problemi.

In commercio ce ne sono moltissime, tutte idonee al Data Entry professionale. Tra queste, i software Prometheus, SpeedBase, AutoEntry, Wolfram Mathematica (in particolare per l’import/export dei dati), DC Data Entry Validator e, ovviamente, MS Excel.

Errore 3 Non corretto contenimento della spesa

L’immissione dei dati è un’attività costosa per le aziende di tutto il mondo, indipendentemente dalla quantità di dati che devono gestire. Il tempo, lo sforzo, le risorse e le applicazioni costose possono portare a più problemi rispetto a quelli che l’azienda può riuscire a gestire facilmente. Molto spesso, in ottica di contenimento della spesa le aziende – e ancor più i liberi professionisti – optano per la ricerca di un Data Entry freelance da ingaggiare in outsourcing per queste attività.

Ciò nonostante, le spese relative all’impegno di un professionista interno/esterno a tempo pieno possono comportare costi considerevoli per una azienda. Allo stesso modo, per le aziende, le spese sostenute durante la correzione degli errori possono lievitare in modo considerevole, poiché correggere richiede molto tempo. Tempo impiegato non solo per la correzione in sé, ma anche e soprattutto per la ricerca dell’errore (spesso minimo) che ha avuto un impatto negativo su tutto il database creato.

2 Soluzioni efficaci e modi per ridurre al minimo gli errori nel processo di Data Entry

1) Verifica la corretta etichettatura dei campi

Assicurati sempre che il tuo software di inserimento dati abbia informazioni elaborate rispetto ai vari campi di testo. Ciò è importante poiché lo specialista dell’immissione dei dati saprà dove inserire effettivamente gli stessi, evitando in definitiva qualunque confusione.

Se i campi (o record) per una sola informazione sono più di uno, la probabilità d’errore in fase di inserimento aumenta considerevolmente. Pertanto, assicurati anche che l’etichettatura di tutti i campi sia eseguita correttamente.

2) Non sovraccaricare il personale interno

Se sei un’impresa che necessita di attività di Data Entry, non sovraccaricare le tue risorse umane se sono impegnate anche in altri compiti aziendali. E’ meglio dare il lavoro di Data Entry in outsourcing. Questo ti permetterà di avere comunque un lavoro svolto in maniera professionale e accurata e ridurre la probabilità di errore da sovraccarico di mansioni. L’outsourcing è un modo per gestire efficientemente le attività di inserimento dati senza compromenttere task aziendali e senza dover poi spendere un sacco di soldi per correre ai ripari.

Adesso che conosci questa possibilità, prova a cercare tra i nostri freelance quando devi commissionare un lavoro di Data Entry.