Sapevi già che puoi ingaggiare una segretaria virtuale in grado di gestire le tue mail in modo efficiente? Se non eri a conoscenza di questa possibilità, sappi che esiste e che un’assistente (qualificata) può lavorare in remoto per te, filtrando la tua posta elettronica e facendoti arrivare solo i messaggi che per te e per la tua attività sono davvero importanti.

Se hai molte cose da fare per la tua azienda e poche deleghe, se hai avuto un’impennata nella tua attività e sei subissato da centinaia di mail al giorno a cui non riesci proprio a stare dietro, forse è arrivato il momento per te di considerare questa opportunità. Segretaria virtuale è un termine che può sembrare negativo o riduttivo, soprattutto per chi è chiamato a svolgere l’attività. Sarebbe più corretto parlare di assistente virtuale, ovvero di un/una professionista freelance che ingaggi per gestire e filtrare i messaggi di posta elettronica che ricevi sulla tua casella aziendale.

Molti messaggi non sono necessari né importanti alla tua attività, eppure per scremarli tutti (buttare lo spam, archiviare la pubblicità, ecc.) occorre diverso tempo ogni giorno. Tempo che puoi dedicare ad altro per la tua azienda, semplicemente appaltando questo lavoro di screening e selezione delle mail alla tua assistente virtuale, detta anche segretaria online. Questo/questa professionista, grazie ad un PC, ad una connessione internet e alle credenziali di accesso che condividerai con lui/lei, sarà in grado di fare per te il lavoro da remoto. Magari, appunto, lavorando da casa.

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Segretaria virtuale, consigli per l’ingaggio

Non spaventarti dalla previsione di spesa. Questo è il primo consiglio che possiamo darti. Se cerchi su Google segretaria virtuale, oppure assistente virtuale, molti tra i primi risultati si riferiscono ad agenzie che offrono questo servizio. Lo stesso vale se stai cercando un’assistente che gestisca per te da remoto il tuo blog (content editor) oppure i tuoi profili social (social media manager). Questi profili sono spesso gestiti da una Web Agency, ma non tutti gli imprenditori e i neo imprenditori possono permettersi questi costi. Considera allora la via freelance: magari non puoi sostenere i costi di una agenzia, ma puoi intavolare una trattativa con un freelance qualificato che possa gestire per te le mail, il blog o i tuoi profili social. E magari scopri che puoi risparmiare, rispetto al listino di una Web Agency e soprattutto instaurare un rapporto di fiducia con un professionista singolo.

Un secondo consiglio che sentiamo di fornirti riguarda gli strumenti del mestiere che, inevitabilmente, condividerai con la tua segretaria virtuale per far sì che il suo lavoro sia efficiente, organizzato e soprattutto utile. Il tuo obiettivo è quello di delegare, sgravandoti di una parte di lavoro che altrimenti dovresti svolgere di persona. Non tralasciare mai questo obiettivo, rischieresti di trovarti con una mole di lavoro in più, piuttosto che in meno, in breve tempo!

Per evitare questo inconveniente e anche perché sono strumenti che un’assistente virtuale professionista probabilmente usa già, devi prendere confidenza con questi strumenti:

• Skype o Anymeeting, ovvero programmi per gestire video conferenze o riunioni di lavoro anche al posto del telefono e con il vantaggio della comunicazione face-to-face
• Uno strumento di project management (non fare l’errore di gestire la tua segretaria via mail!) per assegnare compiti, annotare idee, tracciare lo svolgimento
• Un programma per la condivisione online di file, come Dropbox o Wetransfer

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Il terzo e ultimo consiglio che vogliamo darti vale in generale per qualunque ingaggio di freelance. Definisci prima di tutto cosa ti serve e i compiti che vuoi assegnare alla tua segretaria virtuale. Seleziona una rosa di candidati in base alle competenze dichiarate (è fondamentale). Colloquia con i possibili candidati chiarendo cosa ti aspetti da loro e verificando le loro capacità professionali per il compito che sono chiamati a svolgere per te. Definisci bene tempistiche e compensi. Mettete tutto per iscritto. Stabilisci un lasso di tempo per permettere al freelance ingaggiato di entrare in confidenza con la tua azienda e con i suoi task. Se la trattativa di selezione è portata a buon fine senza errori, ti ritroverai in breve tempo un’alleata (o un alleato) della tua attività, che ben presto potrebbe diventare davvero indispensabile.